Guide · Mis à jour · Par Buğra Sözeri
Comment signer électroniquement un document Word ?
Word peut accueillir une signature de plusieurs façons : encre dessinée, image insérée ou ligne de signature. Pour un document que vous envoyez à d'autres, le convertir en PDF avant de signer reste généralement la solution la plus propre.
Étape par étape
- Choisissez votre méthode. Pour une signature personnelle rapide, utilisez l'onglet Dessin ou une image. Pour un document destiné à d'autres, enregistrez-le plutôt en PDF d'abord, afin que la mise en page ne bouge pas.
- Option A : dessiner dans Word. Ouvrez l'onglet Dessin, choisissez un stylet et tracez votre signature à l'endroit voulu, à la souris, au stylet ou sur écran tactile.
- Option B : insérer une image. Signez sur une feuille blanche, photographiez-la ou numérisez-la, puis choisissez Insertion > Images et placez l'image. Réglez l'habillage du texte pour qu'elle se pose sur la ligne de signature.
- Option C : enregistrer en PDF et signer. Choisissez Fichier > Enregistrer sous (ou Exporter) et sélectionnez PDF. Signez ensuite le PDF dans Aperçu, Acrobat Reader ou un outil en ligne.
- Option D : importer le fichier Word dans un service de signature électronique. Si quelqu'un d'autre doit aussi signer, importez le .docx ou le .doc dans eSignSimple. Il est converti en PDF sur notre serveur, vous faites glisser les champs de signature et de date, et chaque signataire reçoit un lien. Aucune exportation à faire.
- Enregistrez et partagez. Enregistrez le fichier signé. Si vous avez signé dans Word, exportez-le en PDF avant de l'envoyer pour que la signature ne puisse pas être déplacée.
À propos de la ligne de signature de Word
Word pour Windows propose Insertion > Ajouter une ligne de signature (groupe Texte), qui ajoute un bloc signable à l'encre, avec une image ou par une signature numérique fondée sur un certificat. La signature par certificat exige une identité numérique et s'adresse aux organisations qui utilisent déjà des certificats : ce n'est donc pas la façon la plus rapide de signer un document ordinaire.
Pourquoi le PDF est le format le plus sûr
Un fichier Word se modifie facilement et sa mise en page peut changer d'un ordinateur à l'autre. Un PDF conserve sa mise en page, c'est pourquoi la plupart des contrats se signent en PDF.
Si vous préférez ne rien installer, l'outil gratuit Signer un PDF d'eSignSimple est inclus dans le compte gratuit (inscription avec Google) et fonctionne dans votre navigateur : le fichier est traité sur votre appareil et n'est pas envoyé sur nos serveurs. Vous pouvez dessiner ou taper une signature, ajouter la date et télécharger le PDF signé.
Que peut-il mal tourner quand on signe dans un .docx ?
Les images de signature se déplacent. Un autre pilote d'imprimante, une autre police ou une autre version de Word peut redistribuer la page, et la signature se retrouve sur la mauvaise ligne ou sur la page suivante. L'encre dessinée peut être sélectionnée et supprimée. Et comme un .docx reste modifiable, l'autre partie pourrait changer une clause après votre signature sans laisser de trace visible. Rien de tout cela ne rend automatiquement nulle une signature dans Word, mais votre position s'en trouve affaiblie en cas de litige.
C'est pourquoi nous conseillons d'exporter en PDF avant l'envoi, ou d'utiliser un service qui convertit le fichier et enregistre une piste d'audit.
Quelle option pour quel document ?
Une note interne ou un courrier que vous envoyez : dessinez ou insérez votre signature dans Word et exportez en PDF. Un formulaire qu'on vous a transmis : signez sa version PDF avec les applications présentées dans comment signer un PDF. Un contrat avec un client : importez le fichier Word et envoyez-le en signature ; le pas à pas détaillé se trouve dans comment signer un document Word en ligne. Pour obtenir une image de signature propre à insérer, notre générateur de signature en crée une gratuitement.
Notre avis
On se tourne vers la ligne de signature de Word parce qu'elle a l'air officielle. Pour la plupart des indépendants et des petites entreprises, c'est le mauvais outil : la signature par certificat exige une identité numérique que votre client n'a presque certainement pas, et une signature à l'encre ou en image dans un .docx peut être déplacée par quiconque ouvre le fichier. Rédigez dans Word, signez en PDF. Si d'autres doivent signer, importez le fichier Word dans un service et laissez-le produire un PDF verrouillé avec la trace de qui a signé.
Questions fréquentes
Peut-on signer un document Word sans l'imprimer ?
Oui. Dessinez dessus avec l'onglet Dessin, insérez une image de signature ou convertissez-le en PDF pour le signer électroniquement.
Une image de signature collée est-elle juridiquement valable ?
Dans de nombreux pays, une signature électronique peut être valable si elle exprime l'intention de signer. Pour les accords importants, un service qui enregistre une piste d'audit fournit une preuve plus solide.
Comment faire signer mon document Word par d'autres personnes ?
Importez le fichier Word dans un service de signature électronique. eSignSimple accepte directement les .doc et .docx, les convertit en PDF et enregistre une piste d'audit pour chaque signataire ; inutile d'exporter un PDF au préalable.
Word pour Mac a-t-il une ligne de signature ?
La ligne de signature avec certificat est une fonction de Windows. Sur Mac, utilisez l'onglet Dessin, insérez une image de signature ou exportez en PDF et signez dans Aperçu.
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