Guida · Aggiornato · Di Buğra Sözeri
Come firmare un documento in Google Documenti
Il modo di firmare in Google Documenti dipende dal tuo account. Alcuni piani Google Workspace includono la firma elettronica nativa, mentre con un account personale puoi aggiungere una firma disegnata o firmare un PDF esportato.
Passo passo
- Verifica se hai la firma elettronica. Sui piani Google Workspace idonei, apri il documento e cerca Strumenti > Firma elettronica. Se c'è, puoi aggiungere campi firma e richiedere firme da lì.
- Altrimenti, posiziona il cursore. Clicca nel punto in cui deve andare la firma.
- Inserisci un disegno. Scegli Inserisci > Disegno > + Nuovo. Seleziona lo strumento Scarabocchio dal menu delle linee e disegna la firma.
- Salva e chiudi. Clicca su Salva e chiudi. La firma viene inserita come immagine che puoi ridimensionare.
- Scarica un PDF se serve. Scegli File > Scarica > Documento PDF per inviare una copia fissa, o per firmare il PDF con un altro strumento.
La firma elettronica nativa di Google
Secondo Google, la firma elettronica è disponibile su Workspace Individual, Business Standard e Plus, Enterprise Starter, Standard e Plus, Enterprise Essentials ed Essentials Plus, ed Education Plus. Gli amministratori possono disattivarla: se non trovi l'opzione, chiedi al tuo amministratore.
Altre opzioni
Scarica il documento in PDF e firmalo con lo strumento gratuito Firma PDF di eSignSimple, incluso in un account gratuito. Funziona nel browser senza caricare il file e ti permette di disegnare o digitare una firma e aggiungere la data.
Se deve firmare un'altra persona e vuoi una traccia del processo, scarica il documento in Word (.docx) o PDF e caricalo su eSignSimple. Convertiamo i file Word in PDF, trascini i campi firma e data sulla pagina e ogni firmatario riceve un link; il piano Gratuito copre 5 documenti al mese.
Perché una firma in un Google Doc modificabile è una prova debole
Chiunque abbia accesso in modifica può spostare o cancellare il disegno e cambiare il testo intorno. La cronologia delle versioni aiuta, ma non è una traccia chiara che una certa persona abbia accettato un certo testo in un certo momento. Prima della firma, passa i collaboratori ad accesso come commentatore o lettore o, meglio ancora, scarica un file fisso. La firma elettronica ha valore legale? spiega perché la traccia intorno a una firma conta quanto la firma stessa.
Problemi: non trovo Strumenti > Firma elettronica
Di solito significa che il tuo piano non la include, che l'amministratore l'ha disattivata o che non sei il proprietario del documento. Gli account Gmail personali non la vedono. La soluzione è File > Scarica > Microsoft Word (.docx) e caricare il file su un servizio di firma elettronica; la nostra guida come firmare un file DOCX spiega cosa controllare prima. Se invece il documento ti è arrivato come allegato email, leggi come firmare un documento in Gmail.
Google Documenti o un servizio di firma elettronica?
La firma elettronica integrata di Google tiene tutto dentro Workspace, comodo se entrambe le parti usano Google. Un servizio dedicato aggiunge ordine di firma, promemoria automatici, modelli e un certificato di firma che viaggia dentro il PDF finale. Per i documenti che invii spesso, come un NDA o un contratto di servizi, quest'ultimo fa risparmiare tempo. Le immagini di firma in stile manoscritto per lo strumento Disegno puoi farle con il nostro generatore di firme; vedi come creare una firma elettronica.
La nostra opinione
La firma elettronica nativa di Google è un'opzione ragionevole se il tuo piano la include già e le tue esigenze sono semplici. Lo strumento Disegno non è uno strumento di firma: è un modo per mettere un'immagine in un documento che chiunque abbia accesso in modifica può cancellare. Se hai un account personale e ti serve la firma di un'altra persona con una prova, scarica il documento e fallo passare da un vero flusso di firma. Non condividere un Google Doc con diritti di modifica chiamandolo firmato.
Domande frequenti
Google Documenti ha una firma elettronica integrata?
Sì, sui piani Google Workspace idonei (come Business Standard e Plus e Workspace Individual). Gli account personali gratuiti in genere devono usare lo strumento Disegno o un altro servizio.
Una firma disegnata in Google Documenti ha valore legale?
Può averlo, perché molte leggi accettano le firme elettroniche che dimostrano la volontà di firmare. Per i contratti, un audit trail offre una prova migliore di chi ha firmato e quando.
Posso firmare un PDF salvato su Google Drive?
Scaricalo e firmalo con Anteprima, Acrobat Reader o uno strumento nel browser, poi ricarica la copia firmata su Drive.
Meglio scaricare in PDF o in Word prima di inviare in firma?
Con eSignSimple funzionano entrambi. Il PDF mantiene esattamente l'impaginazione di Google; il Word ti permette di ritoccare il testo in Word prima. Se l'impaginazione è complessa, il PDF è la scelta più sicura.
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