Firma incorporata (embedded signing)

Cosa significa «Firma incorporata»?

La firma incorporata è un modo per inserire l'esperienza di firma elettronica direttamente nel tuo sito, portale o app, così che chi firma non debba mai uscire dal tuo prodotto. Chiamata anche firma in-app o embedded signing, si contrappone al flusso remoto standard, in cui il firmatario riceve un'email e firma sulla pagina del fornitore.

Dal punto di vista tecnico, la tua applicazione chiama l'API del fornitore di firma elettronica per creare un documento e richiedere un URL di firma a breve scadenza per una persona specifica. Poi carichi quell'URL nella tua interfaccia, spesso in un iframe o in una web view, e il firmatario completa il documento lì. Quando ha finito, il fornitore avvisa la tua app, di solito tramite un webhook, e tu prosegui il percorso dell'utente.

Pensa a un portale di gestione immobiliare. Un nuovo inquilino accede, rilegge il contratto di locazione nella stessa schermata della checklist per il trasloco e firma senza passaggi via email. Oppure a un'azienda SaaS che vuole far accettare un ordine al cliente durante il checkout. In entrambi i casi l'azienda sa già chi è l'utente, perché ha effettuato l'accesso.

Un equivoco diffuso è che la firma incorporata sia meno sicura o meno valida della firma via email. La validità poggia sugli stessi elementi e l'audit trail registra comunque l'evento. La differenza è che l'identità viene spesso garantita dal tuo sistema di login, quindi la tua autenticazione diventa parte della prova.

La firma incorporata dipende da un'API e di solito lavora insieme ai modelli, così l'app può generare automaticamente il documento giusto per ogni utente.

Progettare un flusso incorporato significa pensare fin dall'inizio ad alcuni dettagli: come scadono e si rigenerano gli URL di firma, cosa deve mostrare la pagina quando un firmatario termina o rifiuta, come si comporta il flusso sullo schermo piccolo di uno smartphone e come la tua app conserva il PDF finale e il certificato. Testare presto su mobile è particolarmente importante, perché un iframe sacrificato è il punto in cui la maggior parte delle esperienze incorporate va in crisi. Prevedi anche cosa succede se il firmatario chiude la scheda a metà.

La nostra opinione: la firma incorporata vale lo sforzo di sviluppo quando la firma è un passaggio all'interno di un flusso di prodotto che le persone usano già. Per la maggior parte delle piccole imprese che inviano contratti ai clienti, un flusso pulito via email, senza account per il firmatario, è più semplice e altrettanto efficace.

La firma incorporata è nella roadmap di eSignSimple. La nostra API REST e i webhook sono già attivi, quindi il tuo software può già creare, inviare e monitorare documenti; i firmatari ricevono un link unico via email, firmano nel browser senza creare un account e ogni documento è accompagnato da audit trail, certificato di firma e verifica pubblica dell'hash.

«Firma incorporata»: un esempio concreto

Una piattaforma di affitti vuole che gli inquilini firmino i contratti senza uscire dalla sua app. Con la firma incorporata, il backend della piattaforma creerebbe il contratto tramite un'API di firma elettronica e mostrerebbe la schermata di firma dentro la propria pagina, in un iframe. eSignSimple non offre ancora la firma incorporata: oggi invieresti il contratto tramite la nostra API e l'inquilino firmerebbe sulla nostra pagina ospitata, tramite un link ricevuto via email.

Quali sono i termini correlati?

• Autenticazione del firmatario: L'autenticazione del firmatario è il modo in cui una piattaforma di firma elettronica conferma che chi firma un documento è la persona a cui è stato inviato.
• Modello: Un modello di firma elettronica è un documento riutilizzabile con ruoli dei firmatari e campi già impostati, per inviare più volte lo stesso accordo senza riconfigurarlo.
• Modulo web (link di firma): Un modulo web nella firma elettronica è una pagina ospitata da compilare e firmare con un link pubblico, che chiunque può completare senza essere invitato prima.
• API di firma elettronica: Un'API di firma elettronica permette a un software di creare, inviare, monitorare e scaricare richieste di firma in modo programmatico, invece che tramite l'applicazione web.