Langsung ke konten
ID
Mulai gratis
Menu

Templat gratis · Diperbarui

Templat Surat Pemberitahuan PHK gratis

Surat pemberitahuan PHK secara resmi memberi tahu karyawan bahwa hubungan kerjanya berakhir, serta menegaskan tanggal berlakunya, upah terakhir, hak-hak, pengembalian barang perusahaan, dan langkah selanjutnya.

Surat pemberitahuan PHK adalah pemberitahuan tertulis dari pemberi kerja bahwa hubungan kerja seorang karyawan berakhir, berisi tanggal berlakunya, upah terakhir, dan langkah selanjutnya. Anda memerlukannya setiap kali mengakhiri hubungan kerja, karena surat ini menjadi catatan yang jelas tentang apa yang disampaikan dan kapan, yang penting jika keputusan itu kelak dipersoalkan.

Ganti semua yang ada di dalam [KURUNG SIKU], ekspor ke PDF, lalu kirim untuk ditandatangani.

1. Kop dan Rincian Surat

[NAMA PERUSAHAAN] [ALAMAT PERUSAHAAN] Tanggal: [TANGGAL] Kepada: [NAMA KARYAWAN] [ALAMAT KARYAWAN] Perihal: Pemberitahuan Pemutusan Hubungan Kerja Dengan hormat, [NAMA KARYAWAN],

2. Pemberitahuan Pemutusan Hubungan Kerja

Dengan surat ini kami memberitahukan bahwa hubungan kerja Saudara/Saudari dengan [NAMA PERUSAHAAN] sebagai [JABATAN] akan berakhir pada [TANGGAL PHK] ("Tanggal PHK"). [OPSIONAL: Pemberitahuan ini menindaklanjuti pertemuan kita pada TANGGAL PERTEMUAN.]

3. Alasan Pemutusan Hubungan Kerja

[PILIH DAN SESUAIKAN SALAH SATU: Jabatan Saudara/Saudari dihapus karena ALASAN, mis. restrukturisasi atau efisiensi. / Hubungan kerja Saudara/Saudari diakhiri karena alasan yang telah dibicarakan pada TANGGAL, yaitu ALASAN SINGKAT BERDASARKAN FAKTA, setelah SURAT PERINGATAN ATAU PROSEDUR SEBELUMNYA. / HAPUS BAGIAN INI JIKA ALASAN TIDAK PERLU DICANTUMKAN.]

4. Masa Pemberitahuan

[PILIH SALAH SATU: Saudara/Saudari tetap bekerja selama masa pemberitahuan sampai Tanggal PHK. / Saudara/Saudari menerima upah sebagai pengganti masa pemberitahuan selama JANGKA WAKTU. / Saudara/Saudari dibebaskan dari kewajiban hadir bekerja sampai Tanggal PHK dengan tetap menerima upah.]

5. Upah Terakhir dan Hak-Hak

Saudara/Saudari akan menerima upah terakhir sampai Tanggal PHK, beserta [pembayaran atas JUMLAH hari cuti tahunan yang belum diambil / jumlah lain yang terutang, mis. komisi atau penggantian biaya], serta [uang pesangon, uang penghargaan masa kerja, dan uang penggantian hak sesuai ketentuan yang berlaku / RINCIAN HAK LAIN], pada [TANGGAL PEMBAYARAN], setelah dipotong pajak dan potongan lain yang berlaku. [OPSIONAL: Ketentuan kompensasi tambahan dituangkan dalam perjanjian bersama tersendiri.]

6. Tunjangan dan Jaminan Sosial

Tunjangan Saudara/Saudari, termasuk [TUNJANGAN, mis. asuransi kesehatan swasta], berakhir pada [TANGGAL BERAKHIR TUNJANGAN]. Informasi mengenai kepesertaan BPJS dan kelanjutan manfaat lain, jika tersedia, [terlampir / akan dikirim terpisah].

7. Pengembalian Barang Perusahaan

Mohon kembalikan seluruh barang milik perusahaan, termasuk [LAPTOP, PONSEL, KARTU AKSES, KUNCI, DOKUMEN], paling lambat [TANGGAL PENGEMBALIAN] kepada [KONTAK ATAU ALAMAT PENGEMBALIAN]. Akses Saudara/Saudari ke sistem perusahaan berakhir pada [TANGGAL BERAKHIR AKSES].

8. Kewajiban yang Tetap Berlaku

Mohon diingat kewajiban Saudara/Saudari berdasarkan perjanjian kerja serta perjanjian kerahasiaan atau perjanjian lain yang telah ditandatangani, yang tetap berlaku setelah Tanggal PHK. [OPSIONAL: Jika Saudara/Saudari tidak sependapat dengan keputusan ini, keberatan dapat disampaikan secara tertulis kepada KONTAK paling lambat TENGGAT KEBERATAN untuk dibicarakan secara bipartit.]

9. Kontak

Jika ada pertanyaan tentang surat ini, upah terakhir, atau hak-hak Saudara/Saudari, silakan hubungi [NAMA KONTAK HRD] di [EMAIL / TELEPON HRD]. Kami berterima kasih atas kontribusi Saudara/Saudari bagi [NAMA PERUSAHAAN]. Hormat kami,

10. Tanda Tangan

Surat ini dapat ditandatangani secara elektronik, dan tanda tangan elektronik memiliki akibat yang sama dengan tanda tangan basah. UNTUK PERUSAHAAN: [NAMA PERUSAHAAN] Tanda tangan: ____________________ Nama: [NAMA PENANDA TANGAN] Jabatan: [JABATAN PENANDA TANGAN] Tanggal: [TANGGAL] TANDA TERIMA Saya menyatakan telah menerima surat ini. Tanda tangan saya hanya menegaskan penerimaan dan tidak berarti saya menyetujui isinya. KARYAWAN: [NAMA KARYAWAN] Tanda tangan: ____________________ Tanggal: [TANGGAL]

Pendapat kami: Menurut kami: surat ini adalah langkah terakhir, bukan yang pertama. Kebanyakan PHK yang berujung mahal sudah salah sebelum satu kata pun ditulis, karena ketentuan pemberitahuan dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau hukum setempat tidak diikuti. Tulis alasannya singkat dan berdasarkan fakta, atau hapus jika itu lebih aman; bahasa yang emosional hanya membantu gugatan di kemudian hari. Detail yang sering terlupa adalah daftar pengembalian barang: laptop, kunci, kartu identitas, dan akses akun. Minta karyawan menandatangani tanda terima, bukan persetujuan. Jika Anda menawarkan kompensasi tambahan sebagai imbalan pembebasan tuntutan, tuangkan dalam perjanjian bersama PHK tersendiri. Lihat halaman solusi HR kami untuk dokumen terkait.

Kapan sebaiknya menggunakan templat surat pemberitahuan phk?

  • Saat mengakhiri hubungan kerja seorang karyawan setelah keputusan diambil dan disampaikan
  • Saat suatu jabatan dihapus karena restrukturisasi atau efisiensi
  • Saat karyawan diberhentikan karena kinerja atau pelanggaran setelah prosedur yang diwajibkan dijalankan
  • Saat Anda memerlukan konfirmasi tertulis tentang upah terakhir, hak-hak, dan pengembalian barang

Bagaimana cara mengisi templat ini?

  1. Pastikan Anda telah menjalankan prosedur yang diwajibkan perjanjian kerja, peraturan perusahaan, dan hukum setempat sebelum melakukan PHK; di Indonesia, antara lain UU No. 13 Tahun 2003 sebagaimana diubah UU No. 6 Tahun 2023 dan PP No. 35 Tahun 2021.
  2. Isi nama karyawan, jabatan, dan Tanggal PHK, lalu pilih opsi masa pemberitahuan.
  3. Nyatakan alasan secara netral dan berdasarkan fakta, atau hapus jika memang lebih tepat.
  4. Isi upah terakhir, cuti yang belum diambil, hak pesangon, tanggal berakhir tunjangan, dan rincian pengembalian barang.
  5. Unggah surat ke eSignSimple, tanda tangani sebagai pemberi kerja, lalu kirim ke karyawan untuk menandatangani tanda terima. Jejak audit mencatat kapan surat dibuka dan ditandatangani.

Bagaimana cara menandatanganinya secara online?

  1. Simpan sebagai Word atau PDF. Tempel teks yang sudah diisi ke Word atau Google Docs dan simpan sebagai .docx, atau ekspor ke PDF. eSignSimple menerima keduanya, serta DOC, ODT, dan RTF, hingga 25 MB; file Word dikonversi ke PDF saat diunggah.
  2. Unggah dan tempatkan kolom. Daftar dengan Google, unggah file, lalu seret kolom tanda tangan, paraf, tanggal, dan teks ke halaman untuk setiap penanda tangan. Atur urutan penandatanganan jika satu pihak harus menandatangani lebih dulu.
  3. Kirim untuk ditandatangani. Setiap penanda tangan menerima tautan pribadi dan menandatangani di browser tanpa membuat akun. Pengingat otomatis dikirim setiap tiga hari (maksimal tiga kali) hingga semua pihak menandatangani.
  4. Simpan salinan bertanda tangan. Setelah orang terakhir menandatangani, semua pihak dapat mengunduh PDF final beserta sertifikat penandatanganan, jejak audit, dan hash SHA-256 yang dapat diverifikasi kemudian.

Menandatangani sendiri di perangkat Anda? Panduan menandatangani PDF membahas pilihan gratis bawaan, dan halaman keamanan menjelaskan cara file bertanda tangan disimpan dan diverifikasi.

Templat ini berisi informasi umum, bukan nasihat hukum. Hukum berbeda di setiap negara; mintalah pengacara meninjau kontrak bernilai tinggi.

Ditulis oleh Buğra Sözeri, pendiri dan editor, eSignSimple · Terakhir ditinjau

Buğra membangun eSignSimple serta menulis dan memperbarui panduannya. Ia memeriksa setiap halaman hukum berdasarkan sumber resmi yang dikutip dan memperbarui halaman ketika hukum atau produk berubah. Ia bukan pengacara, dan tidak ada isi di sini yang merupakan nasihat hukum. Tentang eSignSimple

Pertanyaan umum

Apa saja isi surat pemberitahuan PHK?

Tanggal PHK, alasan singkat jika perlu, pengaturan masa pemberitahuan, upah terakhir dan cuti yang belum diambil, hak pesangon, tanggal berakhir tunjangan, pengembalian barang perusahaan, dan kontak untuk pertanyaan.

Apakah alasan PHK wajib dicantumkan?

Tergantung yurisdiksi dan keadaannya. Beberapa tempat mewajibkan alasan tertulis, sementara yang lain mengizinkan pemutusan tanpa alasan. Di Indonesia, PHK diatur dengan alasan dan prosedur tertentu dalam UU Ketenagakerjaan dan PP No. 35 Tahun 2021, jadi periksa aturannya sebelum memutuskan.

Apakah karyawan wajib menandatangani surat PHK?

Biasanya tidak, tetapi meminta tanda terima menciptakan catatan bahwa surat telah diserahkan. Template ini menegaskan bahwa tanda tangan hanya mengonfirmasi penerimaan.

Apakah surat PHK bisa dikirim secara elektronik?

Di banyak tempat, bisa. Mengirimnya melalui eSignSimple memberi Anda jejak audit dengan stempel waktu dan alamat IP yang menunjukkan kapan surat dibuka dan ditandatangani. Beberapa yurisdiksi mensyaratkan cara penyampaian tertentu, jadi periksa aturan setempat.