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Plantilla gratis · Actualizado

Orden de compra: plantilla gratis

Una orden de compra es la solicitud formal de un comprador a un proveedor para que entregue bienes o servicios concretos a los precios y condiciones acordados. Cuando el proveedor la acepta, se convierte en un pedido vinculante.

Una orden de compra es la solicitud formal de un comprador a un proveedor de bienes o servicios concretos a los precios y condiciones acordados. La necesitas cuando quieres un registro claro y numerado de lo que pediste antes de que el proveedor envíe y facture, lo que facilita mucho comprobar entregas y cuadrar facturas.

Sustituye todo lo que está [ENTRE CORCHETES], expórtalo a PDF y envíalo para firmar.

1. Datos de la orden de compra

Número de orden de compra: [NÚMERO DE ORDEN] Fecha de la orden: [FECHA DE LA ORDEN] Solicitada por: [NOMBRE DEL SOLICITANTE, DEPARTAMENTO] [OPCIONAL: Referencia / número de presupuesto: NÚMERO DE PRESUPUESTO]

2. Comprador

[RAZÓN SOCIAL DEL COMPRADOR] [DOMICILIO DEL COMPRADOR] [CONTACTO DEL COMPRADOR: NOMBRE, CORREO, TELÉFONO] [NIF / RFC]

3. Proveedor

[RAZÓN SOCIAL DEL PROVEEDOR] [DOMICILIO DEL PROVEEDOR] [CONTACTO DEL PROVEEDOR: NOMBRE, CORREO, TELÉFONO] [NIF / RFC DEL PROVEEDOR]

4. Lugar y condiciones de entrega

Entregar en: [DIRECCIÓN DE ENTREGA] Fecha de entrega requerida: [FECHA DE ENTREGA] Medio de envío: [MEDIO DE ENVÍO] Condiciones de envío: [CONDICIONES, p. ej. portes a cargo del proveedor / INCOTERM Y LUGAR]

5. Artículos pedidos

Artículo 1: [REFERENCIA / SKU] — [DESCRIPCIÓN] — Cantidad: [CANT.] — Precio unitario: [PRECIO UNITARIO] — Importe: [IMPORTE DE LA LÍNEA] Artículo 2: [REFERENCIA / SKU] — [DESCRIPCIÓN] — Cantidad: [CANT.] — Precio unitario: [PRECIO UNITARIO] — Importe: [IMPORTE DE LA LÍNEA] Artículo 3: [REFERENCIA / SKU] — [DESCRIPCIÓN] — Cantidad: [CANT.] — Precio unitario: [PRECIO UNITARIO] — Importe: [IMPORTE DE LA LÍNEA] [AÑADE LÍNEAS SI ES NECESARIO]

6. Totales

Subtotal: [SUBTOTAL] Descuento: [DESCUENTO] Impuestos ([TIPO IMPOSITIVO] %): [IMPORTE DE IMPUESTOS] Envío: [COSTE DE ENVÍO] Total: [IMPORTE TOTAL Y MONEDA]

7. Condiciones de pago

El pago se realizará [PLAZO DE PAGO, p. ej. a treinta (30) días] desde la recepción de una factura correcta y de los bienes o servicios. Las facturas deben indicar el número de orden de compra anterior y enviarse a [CORREO DE CUENTAS A PAGAR]. Las facturas sin un número de orden válido podrán devolverse.

8. Condiciones generales

(a) Aceptación: esta orden será vinculante cuando el Proveedor la firme o comience a ejecutarla. (b) Cambios: ningún cambio de precio, cantidad o entrega será válido sin el acuerdo escrito del Comprador. (c) Inspección: el Comprador podrá inspeccionar los bienes a la entrega y rechazar los no conformes en un plazo de [PLAZO DE INSPECCIÓN] días. (d) Propiedad y riesgo: la propiedad y el riesgo pasan al Comprador con la entrega en la dirección indicada, salvo que las condiciones de envío digan otra cosa. (e) Garantía: el Proveedor garantiza que los bienes son nuevos, no tienen defectos y se ajustan a la descripción. (f) Cancelación: el Comprador podrá cancelar cualquier parte no entregada de este pedido si la entrega se retrasa más de [DÍAS] días. (g) Ley aplicable: esta orden se rige por las leyes de [JURISDICCIÓN DE LA LEY APLICABLE]. [OPCIONAL: Esta orden está sujeta a las condiciones generales del Comprador disponibles en ENLACE O ANEXO, que prevalecen sobre cualquier condición contradictoria del Proveedor.]

9. Autorización y aceptación del proveedor

Esta orden de compra puede firmarse electrónicamente, y la firma electrónica tiene el mismo efecto que la firma manuscrita. AUTORIZADA POR (COMPRADOR): [RAZÓN SOCIAL DEL COMPRADOR] Firma: ____________________ Nombre: [NOMBRE DEL APROBADOR] Cargo: [CARGO DEL APROBADOR] Fecha: [FECHA] ACEPTADA POR (PROVEEDOR): [RAZÓN SOCIAL DEL PROVEEDOR] Firma: ____________________ Nombre: [NOMBRE DEL FIRMANTE] Cargo: [CARGO DEL FIRMANTE] Fecha: [FECHA] Fecha de entrega confirmada: [FECHA DE ENTREGA CONFIRMADA]

Nuestra opinión: Una orden de compra es tan útil como su numeración. Da a cada pedido un número único e insiste en que aparezca en la factura del proveedor; si no, cuadrar los pagos a fin de mes se convierte en adivinar. Para compras pequeñas y esporádicas, una orden de compra es excesiva y basta con una confirmación por correo. Se gana el sueldo cuando pides con regularidad, cuando más de una persona aprueba gastos o cuando compras con pago aplazado. La cláusula que más olvidan los compradores es qué pasa con las entregas parciales o tardías. Si eres el vendedor y confirmas un precio, la aceptación de presupuesto es la otra cara de este documento.

¿Cuándo conviene usar esta plantilla (orden de compra)?

  • Cuando pides bienes, materiales o servicios a un proveedor
  • Cuando tu departamento financiero necesita una orden aprobada antes de pagar una factura
  • Cuando quieres confirmar por escrito precios, cantidades y fechas de entrega
  • Cuando necesitas la aceptación firmada del proveedor

¿Cómo se rellena esta plantilla?

  1. Asigna un número de orden único e indica la fecha, el solicitante y, en su caso, la referencia del presupuesto del proveedor. Los pedidos recurrentes pueden guardarse como plantilla para cambiar solo las líneas.
  2. Completa los datos del comprador, del proveedor y de entrega, la fecha de entrega requerida y las condiciones de envío.
  3. Enumera cada artículo con referencia, descripción, cantidad y precio unitario, y calcula los totales.
  4. Fija las condiciones de pago y revisa las condiciones generales, incluida la ley aplicable.
  5. Haz que firme tu aprobador y envía la orden al proveedor con eSignSimple para que la acepte con firma electrónica sin crear una cuenta.

¿Cómo se firma online?

  1. Guárdala en Word o PDF. Pega el texto ya relleno en Word o Google Docs y guárdalo como .docx, o expórtalo a PDF. eSignSimple acepta ambos, además de DOC, ODT y RTF, hasta 25 MB; los Word se convierten a PDF al subirlos.
  2. Súbela y coloca los campos. Regístrate con Google, sube el archivo y arrastra a la página los campos de firma, iniciales, fecha y texto de cada firmante. Define un orden de firma si una parte debe firmar primero.
  3. Envíala para firmar. Cada firmante recibe un enlace privado y firma en el navegador sin crear una cuenta. Se envían recordatorios automáticos por correo cada tres días (hasta tres) hasta que todos hayan firmado.
  4. Guarda la copia firmada. Cuando firma la última persona, todos pueden descargar el PDF final con certificado de finalización, registro de auditoría y una huella SHA-256 que puedes verificar más adelante.

¿Solo lo firmas tú en tu dispositivo? La guía para firmar un PDF explica las opciones gratuitas, y la página de seguridad cuenta cómo se guardan y verifican los archivos firmados.

Esta plantilla es información general, no asesoramiento legal. Las leyes cambian según el país y la región; pide a un abogado que revise los contratos importantes.

Escrito por Buğra Sözeri, fundador y editor de eSignSimple · Última revisión

Buğra desarrolla eSignSimple y escribe y mantiene sus guías. Contrasta cada página legal con los textos oficiales enlazados en ella y la actualiza cuando cambian la ley o el producto. No es abogado y nada de lo que aquí se dice es asesoramiento legal. Sobre eSignSimple

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre una orden de compra y una factura?

La orden de compra la envía el comprador para solicitar bienes o servicios antes de la entrega. La factura la envía el vendedor después de la entrega para cobrar, normalmente indicando el número de orden.

¿Una orden de compra es un contrato vinculante?

En general, la orden de compra es una oferta de compra. Suele ser vinculante cuando el proveedor la acepta, por ejemplo, firmándola o empezando a servir el pedido.

¿Qué debe incluir una orden de compra?

Número y fecha de la orden, datos del comprador y del proveedor, descripción de los artículos, cantidades, precios, totales, dirección y fecha de entrega, condiciones de pago y una firma autorizada.

¿Pueden los proveedores aceptar una orden de compra electrónicamente?

Sí. Con eSignSimple, los proveedores pueden revisar y firmar la orden online sin crear una cuenta, y cada firma queda registrada con fecha, hora y dirección IP.