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Kostenlose Vorlage · Aktualisiert

Vorlage: Rechnung

Eine Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung, die die erbrachten Lieferungen oder Leistungen, die geschuldeten Beträge sowie Fälligkeit und Zahlungsweg aufführt. Unterschreibt der Kunde sie, bestätigt er die Forderung.

Eine Rechnung fordert die Zahlung für Lieferungen oder Leistungen an und nennt, was geliefert wurde, die Beträge, die Umsatzsteuer, den Gesamtbetrag und den Zahlungsweg. In Deutschland muss sie die Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG enthalten. Sie brauchen eine Rechnung bei jeder Abrechnung; eine unterschriebene Bestätigung des Kunden ist nützlich, wenn ein Kunde Beträge gern bestreitet oder spät zahlt. Achtung: Im Inland müssen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen in einem strukturierten Format empfangen können, und die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen zwischen Unternehmen wird schrittweise eingeführt; ein PDF zählt dann nicht als E-Rechnung.

Ersetzen Sie alles in [KLAMMERN], exportieren Sie als PDF und senden Sie das Dokument zur Unterschrift.

1. Rechnungsdaten

RECHNUNG Rechnungsnummer: [RECHNUNGSNUMMER, fortlaufend] Rechnungsdatum: [RECHNUNGSDATUM] Leistungsdatum / Leistungszeitraum: [DATUM ODER ZEITRAUM] Fällig am: [FÄLLIGKEITSDATUM] Bestellnummer / Referenz: [BESTELL- ODER PROJEKTREFERENZ]

2. Rechnungssteller

[NAME IHRES UNTERNEHMENS] [IHRE ANSCHRIFT] [IHRE E-MAIL] | [IHRE TELEFONNUMMER] Steuernummer oder USt-IdNr.: [IHRE STEUERNUMMER / USt-IdNr.]

3. Rechnungsempfänger

[NAME DES KUNDEN] [FIRMA DES KUNDEN] [ANSCHRIFT DES KUNDEN] [E-MAIL DES KUNDEN] USt-IdNr. des Kunden: [USt-IdNr. DES KUNDEN, falls erforderlich, z. B. bei innergemeinschaftlichen Leistungen]

4. Positionen

Beschreibung | Menge / Stunden | Einzelpreis (netto) | Betrag (netto) [LEISTUNG ODER ARTIKEL 1] | [MENGE] | [EINZELPREIS] | [BETRAG] [LEISTUNG ODER ARTIKEL 2] | [MENGE] | [EINZELPREIS] | [BETRAG] [LEISTUNG ODER ARTIKEL 3] | [MENGE] | [EINZELPREIS] | [BETRAG]

5. Summen

Zwischensumme (netto): [ZWISCHENSUMME] Rabatt: [RABATT, falls vorhanden] Umsatzsteuer ([STEUERSATZ] %): [STEUERBETRAG] Gesamtbetrag (brutto): [GESAMTBETRAG UND WÄHRUNG] [Falls zutreffend: Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet (Kleinunternehmerregelung). / Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.]

6. Zahlungshinweise

Bitte zahlen Sie den Gesamtbetrag bis zum [FÄLLIGKEITSDATUM] per [ZAHLUNGSWEG, z. B. Überweisung / Karte / Zahlungslink]. Bankverbindung bzw. Zahlungsdaten: [ZAHLUNGSDATEN, z. B. IBAN und BIC]. Bitte geben Sie die Rechnungsnummer als Verwendungszweck an.

7. Bedingungen

Zahlungsbedingungen: [ZAHLUNGSZIEL, z. B. 30 Tage netto]. Bei Zahlungsverzug können Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe (§ 288 BGB) bzw. [VEREINBARTER ZINSSATZ ODER MAHNGEBÜHR] berechnet werden, soweit gesetzlich zulässig. Diese Rechnung bezieht sich auf die Lieferungen oder Leistungen aus [BEZEICHNUNG UND DATUM DES VERTRAGS, falls vorhanden]. Einwände gegen diese Rechnung sind innerhalb von [FRIST] ab Rechnungsdatum mitzuteilen. Es gilt das Recht der [RECHTSORDNUNG].

8. Bestätigung und Unterschrift des Kunden

Mit seiner Unterschrift bestätigt der Kunde den Erhalt der aufgeführten Lieferungen oder Leistungen und verpflichtet sich, den Gesamtbetrag bis zum Fälligkeitsdatum zu zahlen. Die Parteien sind sich einig, dass diese Rechnung elektronisch bestätigt werden kann und eine elektronische Unterschrift dieselbe Wirkung hat wie eine eigenhändige. KUNDE: [NAME DES KUNDEN] Unterschrift: ____________________ Name: [NAME DES UNTERZEICHNERS] Datum: [DATUM]

Unsere Einschätzung: Die meisten Rechnungen brauchen keine Unterschrift, und wer sie bei jeder Routineabrechnung verlangt, nervt gute Kunden. Heben Sie sich die Bestätigung durch den Kunden für Meilenstein-Rechnungen, Projekte mit vielen Änderungen oder Kunden auf, die schon einmal Beträge bestritten haben. Die häufigsten Fehler, die wir sehen, sind doppelt vergebene Rechnungsnummern und fehlende Fälligkeitsdaten; „zahlbar sofort“ ist unklar, ein Datum nicht. Vergessen wird oft der Verweis auf den zugrunde liegenden Vertrag, etwa Ihren Dienstleistungsvertrag, der die Forderung mit den vereinbarten Bedingungen verknüpft. Rechnen Sie auf eine Bestellung des Kunden ab, nennen Sie auch die Nummer seiner Bestellung. Und für Kunden im B2B-Bereich: Planen Sie den Umstieg auf die E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) rechtzeitig ein.

Wann ist die Vorlage „rechnung“ die richtige Wahl?

  • Wenn Sie einem Kunden abgeschlossene Arbeiten, Stunden oder gelieferte Waren in Rechnung stellen
  • Wenn Sie eine schriftliche Bestätigung des Kunden über den geschuldeten Betrag möchten
  • Wenn Sie einen Projektmeilenstein oder eine Anzahlung abrechnen
  • Wenn Sie einen klaren Beleg für Buchhaltung und Steuer brauchen

Wie füllen Sie diese Vorlage aus?

  1. Vergeben Sie eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer und tragen Sie Rechnungsdatum, Leistungsdatum und Fälligkeitsdatum ein.
  2. Ergänzen Sie Ihre Unternehmensdaten mit Steuernummer oder USt-IdNr. und die Rechnungsdaten des Kunden.
  3. Führen Sie jede Leistung oder jeden Artikel mit Menge, Einzelpreis und Betrag auf und berechnen Sie Summen und Umsatzsteuer, oder vermerken Sie den Grund der Steuerbefreiung.
  4. Ergänzen Sie Zahlungshinweise, Zahlungsziel und Ihre Regelung zu Verzugszinsen.
  5. Laden Sie die Rechnung bei eSignSimple hoch und senden Sie sie dem Kunden zur Bestätigung und elektronischen Unterschrift. Der Audit-Trail dokumentiert, wann er sie angesehen und unterschrieben hat.

Wie lassen Sie das Dokument online unterschreiben?

  1. Als Word oder PDF speichern. Fügen Sie den ausgefüllten Text in Word oder Google Docs ein und speichern Sie ihn als .docx-Datei oder exportieren Sie ihn als PDF. eSignSimple akzeptiert beides, dazu DOC, ODT und RTF, bis 25 MB; Word-Dateien werden beim Hochladen in PDF umgewandelt.
  2. Hochladen und Felder platzieren. Melden Sie sich mit Google an, laden Sie die Datei hoch und ziehen Sie für jeden Unterzeichner Felder für Unterschrift, Initialen, Datum und Text auf die Seite. Legen Sie eine Reihenfolge fest, wenn eine Partei zuerst unterschreiben muss.
  3. Zur Unterschrift senden. Jeder Unterzeichner erhält einen persönlichen Link und unterschreibt im Browser, ohne ein Konto anzulegen. Automatische E-Mail-Erinnerungen gehen alle drei Tage raus (höchstens drei), bis alle unterschrieben haben.
  4. Unterschriebene Fassung aufbewahren. Sobald die letzte Person unterschrieben hat, können alle die finale PDF mit Abschlusszertifikat, Audit-Trail und einem SHA-256-Fingerabdruck herunterladen, den Sie später prüfen können.

Unterschreiben Sie nur auf Ihrem eigenen Gerät? Die Anleitung zum PDF-Unterschreiben zeigt die kostenlosen Bordmittel, und die Sicherheitsseite erklärt, wie unterschriebene Dateien gespeichert und geprüft werden.

Diese Vorlage ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Die Rechtslage unterscheidet sich je nach Land; lassen Sie Verträge mit hohem Risiko anwaltlich prüfen.

Geschrieben von Buğra Sözeri, Gründer und Redakteur, eSignSimple · Zuletzt geprüft

Buğra entwickelt eSignSimple und schreibt und pflegt die Ratgeber. Jede Rechtsseite prüft er anhand der dort verlinkten amtlichen Texte und aktualisiert sie, wenn sich Gesetz oder Produkt ändern. Er ist kein Anwalt, und nichts hier ist Rechtsberatung. Über eSignSimple

Häufige Fragen

Muss eine Rechnung unterschrieben werden?

Nein, eine Unterschrift ist keine Pflichtangabe. Eine unterschriebene Bestätigung ist aber ein nützlicher Beleg dafür, dass der Kunde die Forderung akzeptiert hat, falls er später eine Zahlung bestreitet.

Was muss auf einer Rechnung stehen?

Nach § 14 Abs. 4 UStG unter anderem: vollständiger Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Nettoentgelt, Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR gelten vereinfachte Angaben.

Was bedeutet „30 Tage netto“?

Der volle Betrag ist innerhalb von 30 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug fällig. 14 oder 60 Tage netto funktionieren genauso. Ohne Mahnung kommt ein Unternehmer als Schuldner spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB); bei Verbrauchern nur, wenn die Rechnung darauf hinweist.

Kann ein Kunde eine Rechnung elektronisch unterschreiben?

Ja. Laden Sie die Rechnung als PDF oder Word-Datei hoch, fügen Sie ein Unterschrifts- und ein Datumsfeld hinzu und senden Sie den Link. Der Kunde unterschreibt ohne Konto auf jedem Gerät, und die unterschriebene PDF enthält einen Audit-Trail, der zeigt, wann sie angesehen und unterschrieben wurde. Das ersetzt nicht die E-Rechnung im strukturierten Format, wo diese vorgeschrieben ist.