Notarielle Beglaubigung

Notarielle Beglaubigung: Was bedeutet der Begriff?

Die notarielle Beglaubigung (im US-Kontext Notarization) ist der förmliche Akt, bei dem ein Notar bestätigt, wer ein Dokument unterschrieben hat und dass dies freiwillig geschah, und das mit Unterschrift, Siegel und Eintrag in sein Register bescheinigt. Wer fragt, was es heißt, ein Dokument beglaubigen zu lassen, bekommt diese Antwort: Der Notar steht nicht für den Inhalt ein, sondern nur für Identität und Willen der unterzeichnenden Person. In Deutschland und Österreich ist davon die Beurkundung zu unterscheiden, bei der der Notar den gesamten Inhalt vorliest und belehrt.

In der Praxis erscheint der Unterzeichner vor dem Notar, legt einen amtlichen Lichtbildausweis vor und unterschreibt in seiner Gegenwart (oder erkennt eine frühere Unterschrift an). In den USA füllt der Notar daraufhin einen Vermerk aus, meist eine Acknowledgment oder eine Jurat, setzt ein amtliches Siegel und trägt den Vorgang in ein Journal ein, wo das Landesrecht dies verlangt. Gebühren und genaue Formalitäten legt jeder Bundesstaat selbst fest.

Stellen Sie sich einen Vermieter vor, der eine vermietete Immobilie verkauft. Die Verlängerungen der Mietverträge mit seinen Mietern lassen sich in Minuten elektronisch unterschreiben, aber die Urkunde zur Übertragung der Immobilie muss in der Regel notariell behandelt werden, bevor das Grundbuch- oder Registeramt sie annimmt. Dieselbe Person, dieselbe Woche, zwei völlig verschiedene Anforderungen an die Unterschrift.

Ein verbreiteter Irrtum: Die notarielle Beglaubigung mache ein Dokument rechtsgültig oder beweise, dass es wahr ist. Sie tut weder das eine noch das andere. Die meisten Geschäftsverträge sind ohne Notar voll durchsetzbar, und eine elektronische Signatur nach ESIGN Act und UETA hat bei diesen Verträgen dasselbe Gewicht wie Tinte. Die Beglaubigung zählt dann, wenn ein Gesetz, ein Registeramt oder ein Vertragspartner sie ausdrücklich verlangt.

Die notarielle Beglaubigung steht neben der Zeugenunterschrift als eine der traditionellen Formalitäten, die eine zusätzliche Sicherheitsebene schaffen. Inzwischen kann sie per Video über die Online-Notarisierung (RON) erfolgen, die die meisten US-Bundesstaaten in irgendeiner Form erlaubt haben, wobei sich die Regeln von Staat zu Staat unterscheiden.

Bevor Sie einen Notartermin buchen, klären Sie genau, was die empfangende Stelle braucht. Manche wollen einen bestimmten Wortlaut des Vermerks, manche akzeptieren nur Originale, und einige wenige Dokumente brauchen sowohl einen Notar als auch Zeugen. Vorher fragen erspart einen zweiten Termin.

Unsere Meinung: Die notarielle Beglaubigung ist genau dort wertvoll, wo das Gesetz sie verlangt, etwa bei Grundstücksurkunden, bestimmten eidesstattlichen Erklärungen und manchen Vollmachten, und überall sonst unnötiger Aufwand. Hat Ihnen niemand gesagt, dass ein Dokument beglaubigt werden muss, braucht es das wahrscheinlich nicht, und ein klarer Audit-Trail hilft Ihnen mehr als ein Stempel.

eSignSimple bietet weder notarielle Beglaubigung noch Online-Notarisierung an. Wir konzentrieren uns auf einfache elektronische Signaturen mit Audit-Trail, Abschlusszertifikat und einem SHA-256-Hash, den Sie auf unserer öffentlichen Prüfseite kontrollieren können. Für Dokumente, die einen Notar brauchen, wenden Sie sich an einen bestellten Notar oder einen spezialisierten RON-Anbieter.

Notarielle Beglaubigung: Wie sieht das in der Praxis aus?

Ein Autoverkäufer in Pennsylvania muss die Übertragung des Fahrzeugtitels notariell beglaubigen lassen. Käufer und Verkäufer treffen sich mit einem Notar in einer Bankfiliale, zeigen ihre Führerscheine und unterschreiben vor dem Notar, der ein Siegel setzt und den Vorgang in sein Journal einträgt. Der Kaufvertrag, den sie vorher über eSignSimple unterschrieben haben, brauchte überhaupt keinen Notar.

Welche Begriffe hängen damit zusammen?

• Eigenhändige Unterschrift: Die eigenhändige Unterschrift ist die mit Stift auf Papier geleistete Namensunterschrift; sie ist Voraussetzung der gesetzlichen Schriftform nach § 126 BGB.
• Zeugenunterschrift: Eine Zeugenunterschrift stammt von einer dritten Person, die bestätigt, dass sie die Unterschrift des Unterzeichners gesehen hat; oft verlangt bei Testamenten, Deeds und manchen eidesstattlichen Erklärungen.
• Online-Notarisierung (RON): Bei der Online-Notarisierung (Remote Online Notarization, RON) beglaubigt ein bestellter Notar ein Dokument in einer Live-Videositzung mit elektronischer Signatur und elektronischem Siegel.
• Authentifizierung des Unterzeichners: Die Authentifizierung des Unterzeichners ist die Art, wie eine E-Signatur-Plattform bestätigt, dass die unterschreibende Person auch die ist, an die das Dokument ging.
• Wissensbasierte Authentifizierung (KBA): Die wissensbasierte Authentifizierung (KBA) prüft die Identität eines Unterzeichners mit Fragen aus öffentlichen Registern und Kreditdaten, die nur er beantworten können sollte.