Notarisation (acte notarié)

Que signifie « Notarisation » ?

La notarisation, au sens anglo-saxon (notarization), est l'acte formel par lequel un notary public confirme qui a signé un document et que la personne a signé librement, puis le certifie par sa signature, son sceau et une inscription dans son registre. Quand on demande ce que signifie faire notariser un document aux États-Unis, voilà la réponse : le notary ne garantit pas le contenu, seulement l'identité et la volonté du signataire. Attention, le notaire français, officier public juriste qui rédige et authentifie des actes, a un rôle bien plus large.

En pratique, le signataire se présente devant le notary, montre une pièce d'identité officielle et signe (ou reconnaît une signature déjà apposée) en sa présence. Le notary complète un certificat, généralement une acknowledgment ou un jurat, appose un sceau officiel et consigne l'acte dans un registre lorsque la loi de l'État l'exige. Les tarifs et les formalités exactes sont fixés par chaque État.

Imaginez un bailleur qui vend un bien locatif. Les renouvellements de bail avec ses locataires peuvent être signés électroniquement en quelques minutes, mais l'acte de cession du bien devra en général être notarisé avant que le bureau d'enregistrement du comté l'accepte. Même personne, même semaine, deux exigences de signature très différentes.

Idée reçue fréquente : la notarisation rendrait un document juridiquement valable ou prouverait qu'il est vrai. Elle ne fait ni l'un ni l'autre. La plupart des contrats commerciaux sont parfaitement opposables sans notaire, et une signature électronique au sens de l'ESIGN Act et de l'UETA a le même poids que l'encre pour ces accords. La notarisation compte quand une loi, un bureau d'enregistrement ou le cocontractant l'exige expressément.

La notarisation se range aux côtés de la signature de témoin parmi les formalités traditionnelles qui ajoutent un niveau d'assurance supplémentaire. Elle peut désormais se faire par vidéo grâce à la notarisation en ligne à distance, que la plupart des États américains ont autorisée sous une forme ou une autre, avec des règles qui diffèrent d'un État à l'autre.

Avant de prendre rendez-vous chez un notary, vérifiez exactement ce dont la partie destinataire a besoin. Certaines exigent une formule de certificat précise, d'autres n'acceptent que des originaux, et quelques documents nécessitent à la fois un notary et des témoins. Se renseigner d'abord évite un second déplacement.

Notre avis : la notarisation est précieuse exactement là où la loi l'exige, comme pour les actes de propriété, certaines déclarations sous serment et certaines procurations, et une friction inutile partout ailleurs. Si personne ne vous a dit qu'un document doit être notarisé, il n'a probablement pas besoin de l'être, et une piste d'audit claire vous servira mieux qu'un tampon.

eSignSimple ne propose ni notarisation ni notarisation en ligne à distance. Nous nous concentrons sur la signature électronique simple avec piste d'audit, certificat de signature et empreinte SHA-256 vérifiable sur notre page publique de vérification. Pour les documents qui exigent un notaire, adressez-vous à un notaire habilité ou à un prestataire RON spécialisé.

« Notarisation » : un exemple concret

Un vendeur de voiture en Pennsylvanie doit faire notariser le transfert du certificat de propriété du véhicule. Acheteur et vendeur retrouvent un notary dans une agence bancaire, présentent leur permis de conduire et signent devant lui ; il appose son sceau et consigne l'acte dans son registre. L'acte de vente qu'ils avaient signé auparavant sur eSignSimple n'avait besoin d'aucun notaire.

Quels sont les termes associés ?

• Signature manuscrite: Signature tracée à la main, à l'encre, sur un document papier. Elle reste exigée pour quelques actes, comme le testament olographe.
• Signature de témoin: La signature de témoin est apposée par un tiers qui confirme avoir vu le signataire signer, souvent exigée pour les testaments, deeds et certaines déclarations sous serment.
• Notarisation en ligne à distance (RON): La notarisation en ligne à distance (RON) permet à un notaire habilité de notariser un document lors d'une session audio-vidéo en direct, avec signature et sceau électroniques.
• Authentification du signataire: L'authentification du signataire désigne la manière dont une plateforme de signature électronique confirme que la personne qui signe est bien le destinataire prévu.
• Authentification par questions personnelles (KBA): L'authentification par questions personnelles (KBA) vérifie l'identité d'un signataire en lui posant des questions tirées de registres publics et de données de crédit.