Notarización (intervención notarial)

¿Qué significa «Notarización»?

La notarización es el acto formal por el que un notario (notary public, en el sistema estadounidense) confirma quién firmó un documento y que lo hizo voluntariamente, y lo certifica con su firma, su sello y una anotación en su libro registro. Cuando alguien pregunta qué significa notarizar un documento, esta es la respuesta: el notary public no responde del contenido, solo de la identidad y la voluntad de quien firma. En España y México el notario es además un jurista con funciones más amplias, pero aquí nos centramos en la notarización de firmas al estilo estadounidense.

En la práctica, el firmante comparece ante el notario, presenta una identificación oficial y firma (o reconoce una firma anterior) en su presencia. El notario completa un certificado, normalmente un reconocimiento (acknowledgment) o un jurat, estampa un sello oficial y registra el acto en un libro cuando la ley estatal lo exige. Los honorarios y las formalidades exactas los fija cada estado.

Piensa en un casero que vende un inmueble en alquiler. Las renovaciones de alquiler con los inquilinos pueden firmarse electrónicamente en minutos, pero la escritura (deed) que transmite el inmueble normalmente tendrá que notarizarse antes de que el registro del condado la acepte. La misma persona, la misma semana, dos requisitos de firma muy distintos.

Un error común es creer que la notarización hace que un documento sea jurídicamente válido o demuestra que es cierto. No hace ninguna de las dos cosas. La mayoría de los contratos empresariales son perfectamente exigibles sin notario, y una firma electrónica bajo la ley ESIGN y la UETA tiene el mismo peso que la tinta en esos acuerdos. La notarización importa cuando una ley, un registro o la otra parte la piden expresamente.

La notarización forma parte, junto con la firma de testigos, de las formalidades tradicionales que añaden una capa extra de garantía. Hoy también puede hacerse por vídeo mediante la notarización remota en línea, que la mayoría de los estados de EE. UU. han autorizado de alguna forma, aunque las reglas cambian de un estado a otro.

Antes de reservar cita con un notario, comprueba exactamente qué necesita quien va a recibir el documento. Algunos quieren una fórmula concreta en el certificado, otros solo aceptan originales y unos pocos documentos necesitan notario y testigos a la vez. Preguntar primero te ahorra un segundo viaje.

Nuestra opinión: la notarización es valiosa justo donde la ley la pide, como en escrituras, ciertas declaraciones juradas y algunos poderes, y una fricción innecesaria en todo lo demás. Si nadie te ha dicho que un documento deba notarizarse, probablemente no haga falta, y un registro de auditoría claro te servirá más que un sello.

eSignSimple no ofrece notarización ni notarización remota en línea. Nos centramos en firmas electrónicas simples con registro de auditoría, certificado de finalización y un hash SHA-256 que puedes comprobar en nuestra página pública de verificación. Para los documentos que necesitan notario, acude a un notario habilitado o a un proveedor especializado en RON.

¿Cómo se ve «Notarización» en la práctica?

Un vendedor de un coche en Pensilvania necesita notarizar la transferencia del título del vehículo. Comprador y vendedor se reúnen con un notario en una sucursal bancaria, muestran sus permisos de conducir y firman delante del notario, que añade un sello y registra el acto en su libro. El contrato de compraventa que habían firmado antes en eSignSimple no necesitaba notario en absoluto.

¿Qué términos están relacionados?

• Firma manuscrita (firma en tinta): La firma manuscrita (wet signature) es la que se hace a mano con tinta sobre papel; todavía se exige para algunos documentos, como testamentos y ciertos trámites inmobiliarios o judiciales.
• Firma de testigos: La firma de testigos es la que hace un tercero para confirmar que vio al firmante firmar un documento; suele exigirse en testamentos, escrituras y algunas declaraciones juradas.
• Notarización remota en línea (RON): La notarización remota en línea (RON) permite que un notario habilitado notarice un documento en una sesión de audio y vídeo en directo, con firmas y sellos electrónicos.
• Autenticación del firmante: La autenticación del firmante es la forma en que una plataforma de firma electrónica confirma que quien firma un documento es la persona a la que se envió.
• Autenticación basada en conocimiento (KBA): La autenticación basada en conocimiento (KBA) verifica la identidad de un firmante con preguntas, sacadas de registros públicos y crediticios, que solo esa persona debería saber responder.