Online-Notarisierung (RON)

Online-Notarisierung: Was bedeutet der Begriff?

Die Online-Notarisierung, im US-Englischen Remote Online Notarization oder kurz RON, ist ein Weg, ein Dokument beglaubigen zu lassen, ohne mit dem Notar im selben Raum zu sein. Unterzeichner und bestellter Notar treffen sich in einer Live-Audio-Video-Verbindung, das Dokument wird elektronisch unterschrieben, und der Notar setzt ein elektronisches Siegel und einen elektronischen Vermerk. Manche sprechen auch von virtueller Notarisierung, wobei diese Begriffe teils ungenau verwendet werden.

Eine typische RON-Sitzung läuft über eine Plattform, die nach den Regeln des Bundesstaats des Notars zugelassen ist. Der Unterzeichner durchläuft meist eine Identitätsprüfung, die oft wissensbasierte Authentifizierung mit dem Scan eines amtlichen Ausweises kombiniert. Der Notar verfolgt die Unterschrift per Kamera, füllt den notariellen Vermerk elektronisch aus, und die Sitzung wird häufig aufgezeichnet und für einen gesetzlich festgelegten Zeitraum aufbewahrt.

Die meisten US-Bundesstaaten haben RON inzwischen in irgendeiner Form erlaubt, aber die Details unterscheiden sich: welche Plattformen zugelassen sind, wie die Identität zu prüfen ist, wie lange Aufzeichnungen aufbewahrt werden und ob ein in einem Staat bestellter Notar einen Unterzeichner an einem anderen Ort betreuen darf. Wer sich bei einem Immobilienabschluss oder einer Einreichung bei Gericht auf RON verlässt, sollte klären, ob die empfangende Stelle sie akzeptiert. Auch in Deutschland und Österreich gibt es inzwischen Online-Verfahren beim Notar, etwa für bestimmte Gesellschaftsgründungen, die aber eigenen Regeln folgen.

Nehmen wir eine Personalleiterin, die von einem Mitarbeiter, der bereits ans andere Ende des Landes umgezogen ist, eine notariell beglaubigte eidesstattliche Erklärung braucht. Statt einen Notar vor Ort zu suchen, nimmt der Mitarbeiter am Laptop an einer RON-Sitzung teil, bestätigt seine Identität und unterschreibt innerhalb einer Stunde. Der Arbeitsvertrag selbst braucht dagegen keinen Notar und kann als gewöhnliche Anfrage für eine elektronische Signatur verschickt werden.

Oft wird angenommen, RON sei einfach eine E-Signatur mit Videoanruf. Das stimmt nicht. RON ist eine notarielle Amtshandlung nach Notarrecht, während eine normale elektronische Signatur in den USA auf ESIGN Act und UETA beruht und ohne Notar auskommt. Von der klassischen Beglaubigung unterscheidet sich RON nur im Medium, nicht in den rechtlichen Pflichten des Notars.

Halten Sie vor einer RON-Sitzung einen gültigen amtlichen Ausweis bereit, ein Gerät mit funktionierender Kamera und funktionierendem Mikrofon und einen ruhigen Ort. Sitzungen scheitern an so banalen Dingen wie einer schlechten Verbindung oder einem abgelaufenen Ausweis, daher lohnt es sich, die Technik vorher zu testen.

Unsere Meinung: RON ist eine echte Modernisierung für Dokumente, die wirklich einen Notar brauchen, und erspart vielen Menschen lange Fahrten. Sie ist aber auch schwerfälliger, langsamer und teurer als ein normaler Signaturablauf; heben Sie sie also für die Dokumente auf, die sie rechtlich verlangen.

eSignSimple bietet keine Online-Notarisierung an. Was wir bieten, sind einfache elektronische Signaturen mit Unterschriftsreihenfolge, Erinnerungen, einem Audit-Trail mit Zeitstempeln, IP- und Geräteangaben, einem Abschlusszertifikat und einer öffentlichen Prüfseite. Für RON kombinieren Sie uns mit einem spezialisierten Anbieter.

Online-Notarisierung: Wie sieht das in der Praxis aus?

Eine Hausbesitzerin aus Florida, die im Ausland arbeitet, muss eine Vollmacht für den Verkauf ihres Hauses unterschreiben. Sie bucht eine Online-Notarisierung, beantwortet wissensbasierte Identitätsfragen, hält ihren Reisepass in die Kamera und unterschreibt, während ein in Florida bestellter Notar per Video zusieht. Die Sitzung wird wie gesetzlich vorgeschrieben aufgezeichnet. eSignSimple bietet diesen Dienst nicht an.

Welche Begriffe hängen damit zusammen?

• Zeugenunterschrift: Eine Zeugenunterschrift stammt von einer dritten Person, die bestätigt, dass sie die Unterschrift des Unterzeichners gesehen hat; oft verlangt bei Testamenten, Deeds und manchen eidesstattlichen Erklärungen.
• Notarielle Beglaubigung: Bei der notariellen Beglaubigung prüft ein bestellter Notar Identität und Willen des Unterzeichners und bestätigt die Unterschrift anschließend mit Siegel.
• Authentifizierung des Unterzeichners: Die Authentifizierung des Unterzeichners ist die Art, wie eine E-Signatur-Plattform bestätigt, dass die unterschreibende Person auch die ist, an die das Dokument ging.
• Wissensbasierte Authentifizierung (KBA): Die wissensbasierte Authentifizierung (KBA) prüft die Identität eines Unterzeichners mit Fragen aus öffentlichen Registern und Kreditdaten, die nur er beantworten können sollte.