التوثيق لدى كاتب العدل

ماذا يعني «التوثيق لدى كاتب العدل»؟

التوثيق (notarization) هو الإجراء الرسمي الذي يؤكد فيه كاتب العدل من وقّع المستند وأنه وقّع بإرادته، ثم يصادق على ذلك بتوقيعه وختمه وقيد في سجله. وعندما يسأل الناس ماذا يعني توثيق مستند، فهذا هو الجواب: كاتب العدل لا يضمن مضمون المستند، بل هوية الموقّع ونيته فقط.

عمليًا، يحضر الموقّع أمام كاتب العدل، ويقدّم هوية رسمية صادرة عن جهة حكومية، ويوقّع (أو يقرّ بتوقيع سابق) بحضوره. ويُكمل كاتب العدل شهادة، عادةً إقرارًا (acknowledgment) أو محضر يمين (jurat)، ويضع ختمًا رسميًا، ويقيد الإجراء في سجل حيث يشترط قانون الولاية ذلك. وتحدد كل ولاية أمريكية الرسوم والشكليات الدقيقة.

تخيّل مؤجرًا يبيع عقارًا مؤجرًا. يمكن توقيع تجديدات عقود الإيجار مع المستأجرين إلكترونيًا في دقائق، أما سند نقل ملكية العقار فيحتاج عادةً إلى توثيق قبل أن يقبله مكتب تسجيل المقاطعة. الشخص نفسه، والأسبوع نفسه، ومتطلبان مختلفان تمامًا للتوقيع.

من المفاهيم الخاطئة الشائعة أن التوثيق يجعل المستند صحيحًا قانونًا أو يثبت صدقه. وهو لا يفعل هذا ولا ذاك. فأغلب عقود الأعمال قابلة للتنفيذ تمامًا من دون كاتب عدل، والتوقيع الإلكتروني بموجب قانون ESIGN وقانون UETA له وزن الحبر نفسه في هذه الاتفاقات. ولا يهم التوثيق إلا عندما يطلبه تحديدًا قانونٌ أو مكتب تسجيل أو الطرف الآخر.

يقف التوثيق إلى جانب توقيع الشاهد كإحدى الشكليات التقليدية التي تضيف طبقة ضمان إضافية. ويمكن الآن إجراؤه عبر الفيديو من خلال التوثيق عن بُعد عبر الإنترنت، الذي أجازته أغلب الولايات الأمريكية بصورة ما، وإن اختلفت القواعد من ولاية لأخرى.

قبل حجز موعد لدى كاتب العدل، تحقق بالضبط مما يحتاجه الطرف المستلم. فبعضهم يريد صيغة شهادة محددة، وبعضهم لا يقبل إلا الأصول، وقليل من المستندات يحتاج إلى كاتب عدل وشهود معًا. السؤال أولًا يوفّر عليك مشوارًا ثانيًا.

رأينا: التوثيق قيّم تحديدًا حيث يشترطه القانون، كسندات الملكية وبعض الإقرارات المشفوعة باليمين وبعض الوكالات، وعبء لا داعي له في غير ذلك. وإذا لم يخبرك أحد بأن مستندًا ما يجب توثيقه، فالأرجح أنه لا يحتاج إلى ذلك، وسجل تدقيق واضح سيخدمك أكثر من ختم.

لا يقدّم eSignSimple التوثيق ولا التوثيق عن بُعد عبر الإنترنت. نحن نركّز على التوقيعات الإلكترونية البسيطة مع سجل تدقيق وشهادة إتمام التوقيع وبصمة SHA-256 يمكنك التحقق منها في صفحة التحقق العامة لدينا. وللمستندات التي تحتاج إلى كاتب عدل، استخدم كاتب عدل معتمدًا أو مزوّدًا متخصصًا في التوثيق عن بُعد (RON).

«التوثيق لدى كاتب العدل»: مثال واقعي

بائع سيارة في ولاية بنسلفانيا يحتاج إلى توثيق نقل ملكية السيارة. يلتقي البائع والمشتري بكاتب عدل في فرع مصرف، ويقدّمان رخصتي القيادة، ويوقّعان أمامه، فيضع ختمه ويقيد الإجراء في سجله. أما عقد البيع الذي وقّعاه قبل ذلك على eSignSimple فلم يكن بحاجة إلى كاتب عدل أصلًا.

ما المصطلحات ذات الصلة؟

• التوقيع بخط اليد: توقيع يُكتب باليد وبالحبر على مستند ورقي. ما زال مطلوبًا لبعض المعاملات، مثل كثير من مسائل الأحوال الشخصية.
• توقيع الشاهد: توقيع الشاهد يضعه طرف ثالث يؤكد أنه رأى الموقّع يوقّع المستند، ويُشترط غالبًا للوصايا وسندات الملكية وبعض الإقرارات المشفوعة باليمين.
• التوثيق عن بُعد عبر الإنترنت (RON): التوثيق عن بُعد عبر الإنترنت (RON) يتيح لكاتب عدل معتمد توثيق مستند خلال جلسة صوت وصورة مباشرة باستخدام توقيعات وأختام إلكترونية.
• التحقق من هوية الموقّع: التحقق من هوية الموقّع هو الطريقة التي تتأكد بها منصة التوقيع الإلكتروني من أن من يوقّع المستند هو الشخص الذي أُرسل إليه.
• التحقق القائم على المعرفة (KBA): التحقق القائم على المعرفة (KBA) يثبت هوية الموقّع بطرح أسئلة مستمدة من السجلات العامة والائتمانية لا يعرف إجاباتها إلا هو.