Rehber · Güncellendi · Yazan: Buğra Sözeri
Belge imzaya nasıl gönderilir?
Bir belgeyi online imzaya göndermek için dosyayı bir e-imza aracına yükleyin, imzalayanların adını ve e-postasını ekleyin, her biri için imza alanını sayfaya yerleştirin ve gönderin. İmzalayanlar bir bağlantıyla, hesap açmadan imzalar; herkes imzaladığında imzalı PDF ve denetim kaydı herkese ulaşır.
Adım adım
- Belgeyi yükleyin. eSignSimple'a Google ile giriş yapın ve “Yeni belge”ye tıklayın. PDF ya da Word (.doc, .docx, .odt, .rtf) dosyanızı 25 MB'a kadar yükleyin.
- İmzalayanları ekleyin. Her imzalayanın adını ve e-postasını girin. Siz de imzalayacaksanız “Beni ekle”ye tıklayın. Bir tarafın önce imzalaması gerekiyorsa “Sırayla imzalansın”ı açın.
- Alanları yerleştirin. İmza, paraf, tarih, ad, metin, onay kutusu ve açılır liste alanlarını sayfaya sürükleyin ve her birini bir imzalayana atayın.
- Mesaj yazın ve gönderin. İsterseniz imzalayanlara kısa bir mesaj ekleyin ve “İmzaya gönder”e tıklayın.
- Takip edin. Panelde kimin bağlantıyı açtığını ve kimin imzaladığını görün. İmzalamayanlara üç günde bir, en fazla üç kez otomatik hatırlatma gider.
İmzalayanın ne yapması gerekiyor?
Hiçbir şey kurmasına gerek yok. İmzalayan kişiye özel bağlantıyı açar, belgeyi okur, kendisine atanan alanları doldurur, elektronik imzaya onay kutusunu işaretler ve “Bitir ve imzala”ya tıklar. Telefon, tablet ya da bilgisayarda aynı şekilde çalışır. İmzalamak istemezse gerekçesiyle birlikte reddedebilir; bu durumda belge herkes için durur ve siz bilgilendirilirsiniz.
Sıralı imza ne zaman kullanılmalı?
Önce şirket yetkilisinin, sonra müşterinin imzalaması gibi bir düzen gerekiyorsa sıralı imza kullanın. Sırada ilk kişi imzalayınca bir sonraki kişiye otomatik haber gider. Sıra önemli değilse herkese aynı anda göndermek daha hızlıdır.
Aynı belgeyi çok kişiye nasıl gönderirim?
Belgeyi bir kez gönderdikten sonra “Şablon olarak kaydet” deyin. Tek imzalayanlı şablonlardan toplu gönderimle bir CSV ya da liste üzerinden 200 kişiye kadar ayrı kopya gönderebilir ya da herkese açık bir web formu bağlantısı oluşturabilirsiniz. Veli izin formları, etkinlik katılım formları ve personel politikası onayları için idealdir.
İmzadan sonra elimde ne olur?
Son imzadan sonra herkes; imzalı PDF'i, eklenen tamamlanma sertifikasını (kim, ne zaman, hangi IP ve cihazdan) ve dosyanın SHA-256 parmak izini alır. Bu parmak iziyle dosyanın sonradan değişmediğini herkes doğrulayabilir. Belgenin şekil şartı olup olmadığını göndermeden önce kontrol edin: e-imza hukuken geçerli mi.
Bizim görüşümüz
Bizim görüşümüz: imza sürecini hızlandıran şey teknoloji değil, sürtünmenin azalması. Karşı tarafın yazıcı aramasına, tarayıcı bulmasına ya da bir uygulama indirmesine gerek kalmadığında, sözleşmeler çoğunlukla aynı gün imzalanıyor.
Sık sorulan sorular
İmzalayanların hesap açması gerekir mi?
Hayır. Yalnızca gönderici hesap açar; imzalayanlar bağlantıyla imzalar.
Kaç kişiye imzaya gönderebilirim?
Bir belgedeki imzalayan sayısı sınırsızdır. Ücretsiz planda ayda 5 belge, Kişisel planda sınırsız belge gönderebilirsiniz.
Gönderdikten sonra belgeyi iptal edebilir miyim?
Evet. Belgeyi iptal edebilirsiniz; imzalayanlar artık açamaz. Önceden atılmış imzalar denetim kaydında kalır.
İmzalayan e-postayı almazsa ne yapmalıyım?
Belge sayfasından imzalayana özel bağlantıyı kopyalayıp WhatsApp ya da başka bir kanalla kendiniz iletebilirsiniz. Bağlantı yalnızca o kişi için çalışır.
Bir sonraki belgenizi bugün imzalatın.
Ayda 5 ücretsiz belgeyle başlayın. Kredi kartı gerekmez.