Zarf (envelope)

Zarf ne demek?

Zarf (envelope), imzaya gönderdiğiniz pakettir: bir veya daha fazla belge, alıcı listesi, her kişinin nereye imza atacağı ve imzalamanın nasıl gerçekleşeceğine dair kurallar. DocuSign'da veya başka e-imza uygulamalarında zarfın ne olduğunu merak ettiyseniz, cevap basit: kâğıtları bir zarfa koyup üzerine adres yazıp postaya vermenin dijital karşılığıdır.

Tipik bir zarfın içinde dosyaların kendisi, sayfalara yerleştirilmiş imza ve tarih alanları, alıcı bilgileri, isteğe bağlı bir imza sırası, imzalayanlara bir mesaj ve hatırlatma ya da son geçerlilik tarihi gibi ayarlar bulunur. Zarf taslak, gönderildi, görüntülendi, tamamlandı veya reddedildi gibi durumlardan geçer ve her değişiklik denetim kaydına yazılır.

Bir kira sözleşmesini yenileyen mülk yöneticisi, yenileme sözleşmesini ve güncellenmiş bina kurallarını tek bir zarfta gönderebilir. İki kiracı imzalar, ardından yönetici karşı imzayı atar. Her şey birlikte gider, birlikte tamamlanır ve takip edilecek üç ayrı e-posta ve üç ayrı geçmiş yerine tek bir tamamlanma sertifikası üretir.

Kafa karışıklığının yaygın bir kaynağı fiyatlandırmadır. Birçok sağlayıcı zarf başına ücret aldığı için insanlar bir zarfın bir belgeye eşit olduğunu sanır. Genellikle öyle değildir: bir zarf birkaç belge ve birkaç imzalayan içerebilir. Tersi hata da olur: insanlar her sayfayı ayrı bir talep olarak gönderir ve aralarındaki bağlantıyı kaybeder. Zarfın hukuki değil sektörel bir terim olduğunu da bilmekte fayda var. ESIGN Yasası da UETA da zarflardan söz etmez; Türk hukukunda da böyle bir kavram yoktur.

Bazı araçlar aynı fikir için talep, paket, işlem veya belge gibi başka kelimeler kullanır. Adı, ilgili dosyaların, imzalayanların ve kayıtların bir arada kalıp kalmamasından daha az önemlidir. İşe yarar bir test, ileride bir mahkemeye veya denetçiye neyi göstermeniz gerekeceğini sormaktır: belgeler, kişiler ve olayların sırası. İyi kurulmuş bir zarf üçünü de tek yerde tutar ve dağınık parçalar yerine tek bir denetim kaydı üretir.

Bizim görüşümüz: zarf benzetmesi faydalıdır ama gereğinden fazla karmaşıklaştırılır. Çoğu insan sadece bir PDF göndermek, kimin imzalayacağını seçmek ve belgeyi açık bir kayıtla geri almak ister. Bir aracın zarf ayarlarını anlatmak için eğitim kursu gerekiyorsa bir şeyler ters gitmiştir.

eSignSimple'da bir PDF veya Word belgesi yükler, imzalayanları ekler, isterseniz imza sırası ve hatırlatmalar ayarlar ve gönderirsiniz. İmzalayanların hesap açması gerekmez. Sık gönderdiğiniz belgeler için yeniden kullanılabilir şablonlar işinizi kolaylaştırır ve tamamlanan her talep bir denetim kaydı, tamamlanma sertifikası ve /verify sayfasında kontrol edebileceğiniz bir SHA-256 özetiyle gelir. Toplu gönderim (gönderim başına en fazla 200 kişi), herkese açık web formları ve kendi yazılımınızdan talep oluşturmak için bir REST API de mevcuttur.

Zarf için bir örnek nedir?

Küçük bir emlak ofisi, bir alıcıya birlikte imzalanması gereken bir satış sözleşmesi ve bir bilgilendirme formu gönderir. Zarf kavramını kullanan platformlarda iki dosya tek bir durum ve tek bir denetim kaydıyla tek paket olarak gider. eSignSimple'da birim belgedir: iki PDF'i yüklemeden önce tek dosyada birleştirirsiniz, böylece birlikte imzalanır, birlikte tamamlanır ve birlikte özetlenir.

Hangi terimlerle ilgili?

• Denetim kaydı: Denetim kaydı, bir belgenin imza sürecindeki her olayın (gönderim, açılma, imza, tamamlanma) zaman damgası, IP adresi ve cihaz bilgisiyle sırayla kaydedildiği günlüktür.
• İmza sırası: İmza sırası (yönlendirme sırası), imzalayanların belgeyi belirli bir sırayla art arda mı yoksa hepsinin aynı anda mı alacağını belirler.
• Şablon: E-imza şablonu, imzalayan rolleri ve alanları önceden ayarlanmış, aynı sözleşmeyi her seferinde yeniden kurmadan tekrar tekrar göndermenizi sağlayan yeniden kullanılabilir bir belgedir.
• Toplu gönderim: Toplu gönderim, tek bir belgeyi veya şablonu aynı anda birçok alıcıya göndermenizi sağlar; her kişi kendi bireysel kopyasını alır ve imzalar.