Guía · Actualizado · Por Buğra Sözeri
¿Qué es un registro de auditoría en la firma electrónica?
El registro de auditoría es el historial cronológico de todo lo que ha pasado con un documento durante la firma: quién lo envió, a quién, cuándo lo abrió cada persona, cuándo firmó y desde qué dirección IP y dispositivo. Es la principal prueba de una firma electrónica simple y suele resumirse en un certificado de finalización al final del PDF.
¿Qué datos incluye?
En eSignSimple, cada evento (creado, enviado, recordatorio, abierto, firmado, rechazado, anulado, completado) se anota con fecha y hora, dirección IP y datos del navegador y el dispositivo. También queda registrado que el firmante aceptó firmar electrónicamente. El certificado de finalización incluye además el identificador del documento, la huella SHA-256 del original y la del archivo final.
¿Por qué importa más que la imagen de la firma?
Porque la imagen se puede copiar y el registro no. Si alguien dice que no firmó, el registro muestra que el enlace se abrió desde su correo, a qué hora y desde qué dispositivo. El artículo 1298-A del Código de Comercio mexicano pide valorar la fiabilidad del método con que se generó y conservó el mensaje de datos, y en España la Ley 6/2020 remite a la Ley de Enjuiciamiento Civil para la prueba: en los dos sistemas, un registro completo es lo que da fuerza a una firma simple.
¿Cómo lo consulto y lo verifico?
Abre el documento en tu panel: verás el registro de auditoría completo. En el PDF firmado, la última página es el certificado de finalización. Para comprobar que un PDF no ha cambiado, súbelo a la página de verificación: calculamos su huella y la comparamos con la que guardamos.
Nuestra opinión: guarda el PDF firmado completo, con su certificado. Si solo guardas las páginas del contrato, pierdes la mitad de la prueba.
Preguntas frecuentes
¿El registro de auditoría es válido ante un juez?
Los mensajes de datos son admisibles como prueba en la UE y en México. Su peso depende del caso, pero un registro ligado a una huella del documento es difícil de rebatir.
¿Puedo descargar el registro?
Sí. Va incluido en el certificado de finalización del PDF firmado, y los usuarios de la API pueden consultarlo por la API REST.
¿Qué pasa con el registro si borro el documento?
Se borra junto con el documento. Descarga antes el PDF con su certificado.
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