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Modello gratuito · Aggiornato

Fattura pro forma: modello gratuito

Una fattura pro forma è una richiesta di pagamento che elenca beni o servizi, importi dovuti, scadenza e modalità di pagamento. Farla firmare al cliente conferma che accetta gli importi, prima di emettere la fattura elettronica vera e propria.

La fattura è il documento che chiede il pagamento di beni o servizi, con descrizione, importi, imposte, totale e modalità di pagamento. In Italia, però, la fattura fiscale tra soggetti residenti si emette in formato elettronico tramite il Sistema di Interscambio (SdI) dell'Agenzia delle Entrate: un PDF non vale come fattura. Questo modello è quindi una fattura pro forma (o avviso di parcella): un documento non fiscale per far approvare gli importi al cliente prima di emettere la fattura elettronica.

Sostituisci tutto ciò che è tra [PARENTESI QUADRE], esporta in PDF, poi invialo in firma.

1. Dati del documento

FATTURA PRO FORMA (documento non valido ai fini fiscali) Numero: [NUMERO] Data: [DATA] Scadenza: [DATA DI SCADENZA] Riferimento ordine / progetto: [RIFERIMENTO]

2. Fornitore

[NOME O RAGIONE SOCIALE] [INDIRIZZO] [E-MAIL] | [TELEFONO] P. IVA / C.F.: [PARTITA IVA O CODICE FISCALE]

3. Cliente

[NOME DEL CLIENTE] [RAGIONE SOCIALE] [INDIRIZZO] [E-MAIL / PEC] P. IVA / C.F. del cliente: [PARTITA IVA O CODICE FISCALE] Codice destinatario SdI: [CODICE DESTINATARIO, se disponibile]

4. Voci

Descrizione | Quantità / Ore | Prezzo unitario | Importo [BENE O SERVIZIO 1] | [Q.TÀ] | [PREZZO UNITARIO] | [IMPORTO] [BENE O SERVIZIO 2] | [Q.TÀ] | [PREZZO UNITARIO] | [IMPORTO] [BENE O SERVIZIO 3] | [Q.TÀ] | [PREZZO UNITARIO] | [IMPORTO]

5. Totali

Imponibile: [IMPONIBILE] Sconto: [SCONTO, se previsto] IVA ([ALIQUOTA]%): [IMPORTO IVA] [OPPURE: operazione senza IVA, indicare il riferimento normativo] Totale dovuto: [TOTALE E VALUTA]

6. Modalità di pagamento

Si prega di pagare il Totale dovuto entro il [DATA DI SCADENZA] tramite [MODALITÀ, ad es. bonifico bancario / carta / link di pagamento]. Coordinate: [IBAN O ALTRI DATI]. Indicare il numero del documento nella causale.

7. Condizioni

Termini di pagamento: [TERMINI, ad es. 30 giorni data documento]. Sugli importi pagati in ritardo possono essere dovuti interessi moratori [TASSO O RIFERIMENTO], nei limiti di legge. Il documento si riferisce ai beni o servizi forniti in base a [CONTRATTO E DATA, se presente]. Eventuali contestazioni vanno sollevate entro [TERMINE] dalla data del documento. Alla ricezione del pagamento, o alla data concordata, il Fornitore emetterà la fattura elettronica tramite SdI. Il documento è regolato dalla legge [LEGGE APPLICABILE].

8. Approvazione e firma del cliente

Firmando, il Cliente conferma di aver ricevuto i beni o i servizi elencati e si impegna a pagare il Totale dovuto entro la scadenza. Le parti convengono di sottoscrivere il presente documento con firma elettronica semplice e riconoscono il documento così firmato come espressione della loro volontà. Il documento firmato, il relativo certificato di firma e l'audit trail sono conservati da ciascuna parte. Il Cliente: [NOME DEL CLIENTE] Firma: ____________________ Nome del firmatario: [NOME] Data: [DATA]

La nostra opinione: La nostra opinione: la maggior parte delle fatture non ha bisogno di una firma, e chiederla a ogni addebito di routine irrita i buoni clienti. Riserva l'approvazione firmata alle fatture per stati di avanzamento, ai progetti con molte modifiche o ai clienti che hanno già contestato in passato. Gli errori più comuni sono numeri ripetuti e scadenze mancanti: «pagamento a ricevimento» è vago, una data no. La riga che molti dimenticano è il riferimento al contratto di base, come il tuo contratto di servizi, che collega l'importo a condizioni concordate. Se fatturi a fronte di un ordine del cliente, indica anche il numero del suo ordine d'acquisto. E ricorda: dopo l'approvazione, la fattura fiscale va comunque emessa tramite SdI.

Quando usare il modello «fattura pro forma»?

  • Quando chiedi il pagamento di un lavoro concluso, di ore lavorate o di beni consegnati
  • Quando vuoi una conferma scritta del cliente sull'importo dovuto prima di emettere la fattura elettronica
  • Quando fatturi uno stato di avanzamento o un acconto
  • Quando ti serve una traccia chiara per la contabilità e per il tuo commercialista

Come compilare questo modello?

  1. Assegna un numero univoco al documento e indica data e scadenza.
  2. Inserisci i tuoi dati e quelli di fatturazione del cliente, compresi partita IVA, codice fiscale e codice destinatario.
  3. Elenca ogni bene o servizio con quantità, prezzo unitario e importo, poi calcola imponibile e IVA.
  4. Aggiungi modalità e termini di pagamento ed eventuali interessi di mora.
  5. Carica il documento in eSignSimple e invialo al cliente per l'approvazione e la firma. L'audit trail registra quando l'ha visualizzato e firmato. Poi emetti la fattura elettronica tramite SdI.

Come farlo firmare online?

  1. Salvalo in Word o PDF. Incolla il testo completato in Word o Google Docs e salvalo in formato .docx, oppure esportalo in PDF. eSignSimple accetta entrambi, oltre a DOC, ODT e RTF, fino a 25 MB; i file Word vengono convertiti in PDF al caricamento.
  2. Caricalo e posiziona i campi. Registrati con Google, carica il file e trascina sulla pagina i campi firma, iniziali, data e testo per ogni firmatario. Imposta un ordine di firma se una parte deve firmare per prima.
  3. Invialo in firma. Ogni firmatario riceve un link personale e firma nel browser, senza creare un account. I promemoria automatici partono ogni tre giorni (al massimo tre) finché tutti hanno firmato.
  4. Conserva la copia firmata. Quando l'ultima persona ha firmato, tutti possono scaricare il PDF finale con certificato di firma, audit trail e un'impronta SHA-256 verificabile in seguito.

Firmi da solo, sul tuo dispositivo? La guida per firmare un PDF presenta le opzioni gratuite integrate, e la pagina sulla sicurezza spiega come vengono conservati e verificati i file firmati.

Questo modello è un'informazione generale, non una consulenza legale. Le norme cambiano da paese a paese; fai rileggere i contratti importanti da un avvocato. Se la legge richiede la forma scritta, una firma elettronica semplice non basta.

Scritto da Buğra Sözeri, fondatore e autore, eSignSimple · Ultima revisione

Buğra sviluppa eSignSimple e scrive e aggiorna le sue guide. Controlla ogni pagina legale sui testi ufficiali citati e la aggiorna quando cambiano le norme o il prodotto. Non è un avvocato e nulla di quanto scritto qui costituisce consulenza legale. Chi siamo

Domande frequenti

Una fattura deve essere firmata?

No. La fattura elettronica italiana non richiede la firma del cliente. Un'approvazione firmata della pro forma è però una prova utile che il cliente ha accettato gli importi, se in seguito contesta il pagamento.

Posso mandare questo modello al posto della fattura elettronica?

No. Tra soggetti residenti in Italia la fattura fiscale va emessa in formato XML tramite il Sistema di Interscambio. La pro forma serve prima, per concordare gli importi; non sostituisce la fattura e non ha valore fiscale.

Cosa deve contenere una fattura?

In genere: numero progressivo, data, dati di fornitore e cliente, descrizione di beni o servizi, importi, imposte, totale e condizioni di pagamento. La normativa IVA italiana prevede altri dati obbligatori, che il tuo software di fatturazione elettronica gestisce.

Cosa significa «30 giorni data fattura»?

Che l'intero importo va pagato entro 30 giorni dalla data del documento. «60 giorni fine mese» e simili funzionano allo stesso modo, partendo dalla fine del mese di emissione.

Il cliente può firmare la pro forma elettronicamente?

Sì. Carica la pro forma in PDF o Word, aggiungi un campo firma e data e invia il link. Il cliente firma da qualsiasi dispositivo senza account, e il PDF firmato arriva con un audit trail che mostra quando è stato visualizzato e firmato.