Notarização online remota (RON)

O que significa Notarização online remota?

A notarização online remota, abreviada como RON (remote online notarization), é uma forma de notarizar um documento sem estar na mesma sala que o notário. O signatário e um notário habilitado se encontram por uma conexão ao vivo de áudio e vídeo, o documento é assinado eletronicamente e o notário aplica um selo e um certificado eletrônicos. Há quem chame de notarização online ou notarização virtual, embora esses termos às vezes sejam usados de forma solta.

Uma sessão típica de RON acontece em uma plataforma aprovada pelas regras do estado do notário. O signatário costuma passar por uma prova de identidade, que muitas vezes combina autenticação baseada em conhecimento com a leitura de um documento oficial com foto. O notário acompanha a assinatura pela câmera, preenche o certificado notarial eletronicamente, e a sessão costuma ser gravada e guardada pelo prazo definido na lei estadual.

A maioria dos estados americanos já autorizou a RON de alguma forma, mas os detalhes variam: quais plataformas se qualificam, como a identidade deve ser verificada, por quanto tempo as gravações são guardadas e se um notário habilitado em um estado pode atender um signatário localizado em outro. Quem depende de RON para um fechamento imobiliário ou um protocolo judicial deve confirmar que o órgão que vai receber aceita.

Pense em uma gestora de RH que precisa que um funcionário em mudança assine uma declaração notarizada quando ele já está do outro lado do país. Em vez de procurar um notário local, o funcionário entra em uma sessão de RON pelo notebook, verifica a identidade e assina em menos de uma hora. O contrato de trabalho em si, por outro lado, não precisa de notário e pode ir como uma solicitação comum de assinatura eletrônica.

Muita gente acha que RON é só uma assinatura eletrônica com uma videochamada. Não é. A RON é um ato notarial regido pela lei notarial, enquanto a assinatura eletrônica comum se apoia no ESIGN Act e na UETA e não envolve notário. A RON também difere da notarização tradicional só no meio, não nos deveres legais do notário.

Antes de começar uma sessão de RON, tenha à mão um documento oficial válido, um aparelho com câmera e microfone funcionando e um lugar silencioso. Sessões podem falhar por algo tão banal quanto uma conexão ruim ou uma habilitação vencida, então ajuda testar tudo antes.

Nossa opinião: a RON é uma modernização realmente útil para documentos que de fato exigem notário, e poupa muita gente de dirigir. Ela também é mais pesada, mais lenta e mais cara do que um fluxo de assinatura comum, então reserve-a para os documentos que a lei exige.

O eSignSimple não oferece notarização online remota. O que oferecemos são assinaturas eletrônicas simples com ordem de assinatura, lembretes, trilha de auditoria com data e hora, IP e dados do dispositivo, certificado de conclusão e uma página pública de verificação. Para RON, combine nosso serviço com um provedor especializado.

Qual é um exemplo de Notarização online remota?

Uma proprietária na Flórida, trabalhando no exterior, precisa assinar uma procuração para a venda da casa. Ela agenda uma sessão de notarização online remota, responde perguntas de identidade baseadas em conhecimento, mostra o passaporte para a câmera e assina enquanto um notário habilitado da Flórida acompanha por vídeo. A sessão é gravada, como a lei exige. O eSignSimple não oferece esse serviço.

Quais termos estão relacionados?

• Assinatura de testemunha: A assinatura de testemunha é feita por um terceiro que confirma ter visto o signatário assinar um documento, exigida com frequência em testamentos, escrituras e algumas declarações juramentadas.
• Notarização: Notarização é o ato em que um notário público habilitado verifica a identidade e a vontade do signatário e depois certifica a assinatura com um selo.
• Autenticação do signatário: Autenticação do signatário é a forma como uma plataforma de assinatura eletrônica confirma que quem assina o documento é a pessoa para quem ele foi enviado.
• Autenticação baseada em conhecimento (KBA): A autenticação baseada em conhecimento (KBA) verifica a identidade do signatário com perguntas tiradas de registros públicos e de crédito que só ele deveria saber responder.