Notarización remota en línea (RON)

¿Qué significa «Notarización remota en línea»?

La notarización remota en línea, abreviada normalmente como RON (Remote Online Notarization), es una forma de notarizar un documento sin estar en la misma sala que el notario. El firmante y un notario habilitado se conectan por audio y vídeo en directo, el documento se firma electrónicamente y el notario aplica un sello y un certificado electrónicos. Hay quien la llama notarización en línea o notarización virtual, aunque esos términos a veces se usan de forma imprecisa.

Una sesión RON típica se hace en una plataforma aprobada según las normas del estado del notario. El firmante suele pasar una verificación de identidad que a menudo combina la autenticación basada en conocimiento con el escaneo de un documento de identidad oficial. El notario ve la firma en cámara, completa el certificado notarial electrónicamente y la sesión suele grabarse y conservarse durante el plazo que fije la ley estatal.

La mayoría de los estados de EE. UU. ya han autorizado la RON de alguna forma, pero los detalles varían: qué plataformas cumplen los requisitos, cómo debe comprobarse la identidad, cuánto tiempo se guardan las grabaciones y si un notario habilitado en un estado puede atender a un firmante que está en otro lugar. Quien vaya a usar RON para el cierre de una compraventa inmobiliaria o un escrito judicial debe confirmar que la oficina receptora la acepta.

Piensa en una responsable de recursos humanos que necesita que un empleado trasladado firme una declaración jurada notarizada cuando ya está en la otra punta del país. En lugar de buscar un notario local, el empleado se conecta a una sesión RON desde su portátil, verifica su identidad y firma en menos de una hora. El contrato laboral, en cambio, no necesita notario y puede enviarse como una solicitud de firma electrónica normal.

Mucha gente supone que la RON es solo una firma electrónica con una videollamada añadida. No lo es. La RON es un acto notarial regido por la ley notarial, mientras que una firma electrónica normal se apoya en la ley ESIGN y la UETA y no interviene ningún notario. La RON tampoco se diferencia de la notarización tradicional más que en el medio, no en las obligaciones legales del notario.

Antes de empezar una sesión RON, ten a mano un documento de identidad oficial válido, un dispositivo con cámara y micrófono que funcionen y un lugar tranquilo. Las sesiones pueden fallar por algo tan banal como una mala conexión o un documento caducado, así que conviene probar el equipo antes.

Nuestra opinión: la RON es una modernización realmente útil para los documentos que de verdad necesitan notario, y ahorra a la gente muchos desplazamientos. También es más pesada, lenta y cara que un flujo de firma normal, así que resérvala para los documentos que la ley exige.

eSignSimple no ofrece notarización remota en línea. Lo que sí ofrecemos son firmas electrónicas simples con orden de firma, recordatorios, un registro de auditoría con fechas y horas, IP y datos del dispositivo, un certificado de finalización y una página pública de verificación. Para la RON, combínanos con un proveedor especializado.

¿Cómo se ve «Notarización remota en línea» en la práctica?

Una propietaria de Florida que trabaja en el extranjero necesita firmar un poder para la venta de su casa. Reserva una sesión de notarización remota en línea, responde a preguntas de identidad basadas en conocimiento, muestra su pasaporte a la cámara y firma mientras una notaria habilitada en Florida la observa por vídeo. La sesión se graba como exige la ley. eSignSimple no ofrece este servicio.

¿Qué términos están relacionados?

• Firma de testigos: La firma de testigos es la que hace un tercero para confirmar que vio al firmante firmar un documento; suele exigirse en testamentos, escrituras y algunas declaraciones juradas.
• Notarización (intervención notarial): La notarización es el proceso en el que un notario verifica la identidad y la voluntad del firmante y después certifica la firma con su sello.
• Autenticación del firmante: La autenticación del firmante es la forma en que una plataforma de firma electrónica confirma que quien firma un documento es la persona a la que se envió.
• Autenticación basada en conocimiento (KBA): La autenticación basada en conocimiento (KBA) verifica la identidad de un firmante con preguntas, sacadas de registros públicos y crediticios, que solo esa persona debería saber responder.