التوثيق عن بُعد عبر الإنترنت (RON)

ماذا يعني «التوثيق عن بُعد عبر الإنترنت»؟

التوثيق عن بُعد عبر الإنترنت، ويُختصر عادةً بـ RON (Remote Online Notarization)، طريقة لتوثيق مستند دون أن تكون في الغرفة نفسها مع كاتب العدل. يلتقي الموقّع وكاتب عدل معتمد عبر اتصال صوت وصورة مباشر، ويُوقَّع المستند إلكترونيًا، ويضع كاتب العدل ختمًا وشهادة إلكترونيين. ويسمّيه بعضهم التوثيق الإلكتروني أو التوثيق الافتراضي، وإن كانت هذه المصطلحات تُستخدم أحيانًا بشكل فضفاض.

تجري جلسة RON المعتادة على منصة معتمدة وفق قواعد ولاية كاتب العدل. ويمر الموقّع عادةً بإجراءات إثبات الهوية، التي تجمع غالبًا بين التحقق القائم على المعرفة ومسح ضوئي لهوية رسمية. ويشاهد كاتب العدل عملية التوقيع عبر الكاميرا، ويُكمل شهادة التوثيق إلكترونيًا، وكثيرًا ما تُسجَّل الجلسة وتُحفظ لمدة يحددها قانون الولاية.

أجازت أغلب الولايات الأمريكية الآن التوثيق عن بُعد بصورة ما، لكن التفاصيل تختلف: أي المنصات مؤهلة، وكيف يجب التحقق من الهوية، وكم تُحفظ التسجيلات، وهل يجوز لكاتب عدل معتمد في ولاية أن يخدم موقّعًا موجودًا في مكان آخر. ومن يعتمد على RON في إتمام صفقة عقارية أو تقديم مستند إلى محكمة، فعليه أن يتأكد من أن الجهة المستلمة تقبله.

لنأخذ مدير موارد بشرية يحتاج إلى أن يوقّع موظف منقول إقرارًا موثقًا بينما الموظف أصبح في الطرف الآخر من البلاد. بدلًا من البحث عن كاتب عدل محلي، ينضم الموظف إلى جلسة RON من حاسوبه المحمول، ويثبت هويته، ويوقّع خلال ساعة. أما عقد العمل نفسه فلا يحتاج إلى كاتب عدل إطلاقًا، ويمكن إرساله كطلب توقيع إلكتروني عادي.

يفترض الناس كثيرًا أن RON مجرد توقيع إلكتروني مع مكالمة فيديو. وهذا غير صحيح. فـ RON إجراء توثيقي يحكمه قانون كتّاب العدل، بينما يستند التوقيع الإلكتروني العادي إلى قانوني ESIGN وUETA ولا يتضمن كاتب عدل. كما أن RON لا يختلف عن التوثيق التقليدي إلا في الوسيلة، لا في واجبات كاتب العدل القانونية.

قبل بدء جلسة RON، جهّز هوية رسمية سارية، وجهازًا بكاميرا وميكروفون يعملان، ومكانًا هادئًا. فقد تفشل الجلسات لسبب عادي مثل ضعف الاتصال أو رخصة منتهية، لذا يفيد اختبار الإعداد مسبقًا.

رأينا: التوثيق عن بُعد تحديث مفيد حقًا للمستندات التي تتطلب فعلًا كاتب عدل، ويوفّر على الناس كثيرًا من التنقل. لكنه أثقل وأبطأ وأعلى تكلفة من مسار التوقيع العادي، فاحتفظ به للمستندات التي يشترطه لها القانون.

لا يقدّم eSignSimple التوثيق عن بُعد عبر الإنترنت. ما نقدّمه هو توقيعات إلكترونية بسيطة مع ترتيب التوقيع، والتذكيرات، وسجل تدقيق بالتوقيتات وبيانات IP والجهاز، وشهادة إتمام التوقيع، وصفحة تحقق عامة. ولـ RON، استخدمنا إلى جانب مزوّد متخصص.

«التوثيق عن بُعد عبر الإنترنت»: مثال واقعي

مالكة منزل في فلوريدا تعمل في الخارج، وتحتاج إلى توقيع وكالة لبيع منزلها. تحجز جلسة توثيق عن بُعد عبر الإنترنت، وتجيب عن أسئلة التحقق القائم على المعرفة، وتعرض جواز سفرها أمام الكاميرا، وتوقّع بينما يشاهدها عبر الفيديو كاتب عدل معتمد في فلوريدا. وتُسجَّل الجلسة كما يشترط القانون. لا يقدّم eSignSimple هذه الخدمة.

ما المصطلحات ذات الصلة؟

• توقيع الشاهد: توقيع الشاهد يضعه طرف ثالث يؤكد أنه رأى الموقّع يوقّع المستند، ويُشترط غالبًا للوصايا وسندات الملكية وبعض الإقرارات المشفوعة باليمين.
• التوثيق لدى كاتب العدل: التوثيق إجراء يتحقق فيه كاتب عدل معتمد من هوية الموقّع ورضاه، ثم يصادق على التوقيع بختمه.
• التحقق من هوية الموقّع: التحقق من هوية الموقّع هو الطريقة التي تتأكد بها منصة التوقيع الإلكتروني من أن من يوقّع المستند هو الشخص الذي أُرسل إليه.
• التحقق القائم على المعرفة (KBA): التحقق القائم على المعرفة (KBA) يثبت هوية الموقّع بطرح أسئلة مستمدة من السجلات العامة والائتمانية لا يعرف إجاباتها إلا هو.