Germania: la firma elettronica è legale?

Quali livelli di forma prevede il diritto tedesco?

In Germania la maggior parte dei contratti può essere conclusa senza una forma particolare, quindi una firma elettronica semplice con audit trail è una prova valida dell'accordo per NDA, contratti di servizi, contratti di vendita e la maggior parte degli incarichi a freelance.

Quando una legge richiede la forma scritta (§126 BGB), l'equivalente elettronico è la forma elettronica del §126a BGB: il nome del firmatario più una firma elettronica qualificata (FEQ). Per un contratto, ciascuna parte deve firmare in questo modo un documento identico. Se la legge richiede solo la forma testuale (§126b BGB), non serve alcuna firma, quindi basta un'email o una firma elettronica semplice.

Dove è esclusa la forma elettronica in Germania?

Alcune disposizioni richiedono la forma scritta ed escludono espressamente quella elettronica, quindi non funziona nemmeno una FEQ. Gli esempi principali sono la cessazione del rapporto di lavoro o la firma di un accordo di risoluzione (§623 BGB), la fideiussione (Bürgschaft, §766 BGB) e la promessa o il riconoscimento di debito (§§780, 781 BGB).

Altri documenti richiedono un notaio: i contratti di trasferimento di terreni (§311b(1) BGB) e le cessioni di quote di GmbH (§15(3) e (4) GmbHG). Il testamento olografo deve essere scritto e firmato interamente a mano (§2247(1) BGB).

E le locazioni, il credito al consumo e le condizioni di lavoro?

Una locazione abitativa di durata superiore a un anno non conclusa in forma scritta si considera stipulata a tempo indeterminato (§550 BGB). Per le locazioni commerciali e di terreni, il §578(1) BGB applica questa regola con la forma testuale al posto di quella scritta. I contratti di credito ai consumatori devono essere conclusi per iscritto (§492(1) BGB), e anche i contratti di multiproprietà richiedono la forma scritta (§484(1) BGB).

In base al Nachweisgesetz (§2(1) NachwG, legge sulla prova delle condizioni di lavoro), il datore di lavoro deve comunicare al dipendente le condizioni essenziali del rapporto in forma firmata oppure, in alternativa, in forma testuale elettronica, purché il dipendente possa accedere al documento, salvarlo e stamparlo e il datore di lavoro richieda una conferma di ricezione. L'opzione elettronica non è disponibile nei settori elencati al §2a dello Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (legge contro il lavoro nero).

Come dovrebbero scegliere la firma le imprese in Germania?

Verifica se un documento ha un requisito di forma prima di scegliere il livello di firma. Usa una firma elettronica semplice con audit trail per i contratti a forma libera, una FEQ per i contratti a forma scritta in cui la forma elettronica è ammessa, e la carta o il notaio dove non lo è.

eSignSimple fornisce firme elettroniche semplici con audit trail (data e ora, indirizzi IP e hash del documento). Non è un prestatore di servizi fiduciari qualificato e non rilascia firme elettroniche qualificate: usa un prestatore di FEQ quando la legge lo richiede.

Questa pagina è un'informazione generale sul funzionamento delle norme sulla firma elettronica, non una consulenza legale. Per un'operazione specifica, di valore elevato o regolamentata, rivolgiti a un avvocato qualificato nella giurisdizione interessata.