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Modèle gratuit · Mis à jour

Dossier de location (fiche de renseignements locataire) : modèle gratuit

La fiche de renseignements locataire rassemble les informations et les pièces justificatives autorisées pour examiner une candidature à la location, avec le consentement du candidat au traitement de ses données.

Un dossier de location est la fiche que remplit un candidat locataire pour présenter sa situation au bailleur : identité, logement actuel, ressources, garant et pièces justificatives. En France, la liste des documents qu'un bailleur peut demander est fixée par le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015, et certaines pièces sont interdites. La fiche ne vaut pas bail : elle sert à choisir un locataire, sans discrimination.

Utiliser ce modèle — signer en ligneS'ouvre comme un document prêt à envoyer, avec les champs de signature placés.
Remplacez tout ce qui est entre [CROCHETS], exportez en PDF, puis envoyez-le à signer.

1. Logement concerné

Adresse du logement : [ADRESSE] Type : [VIDE / MEUBLÉ] Loyer mensuel : [MONTANT] EUR, charges : [MONTANT] EUR Date d'entrée souhaitée : [DATE] Bailleur ou mandataire : [NOM ET COORDONNÉES]

2. Identité du candidat

Nom et prénom : [NOM] Date et lieu de naissance : [DATE, LIEU] Téléphone : [TÉLÉPHONE] E-mail : [E-MAIL] Nombre d'occupants prévus : [NOMBRE] Pièce d'identité fournie (une seule) : [CARTE D'IDENTITÉ / PASSEPORT / TITRE DE SÉJOUR / PERMIS DE CONDUIRE]

3. Logement actuel

Adresse actuelle : [ADRESSE] Situation : [LOCATAIRE / PROPRIÉTAIRE / HÉBERGÉ À TITRE GRATUIT] Justificatif fourni (un seul) : [3 DERNIÈRES QUITTANCES / ATTESTATION DU PRÉCÉDENT BAILLEUR / ATTESTATION D'HÉBERGEMENT / TAXE FONCIÈRE]

4. Situation professionnelle et ressources

Activité : [SALARIÉ (CDI, CDD) / INDÉPENDANT / ÉTUDIANT / RETRAITÉ / AUTRE] Employeur ou activité : [NOM] Ressources mensuelles nettes : [MONTANT] EUR Justificatifs fournis : [contrat de travail ou attestation de l'employeur, 3 derniers bulletins de salaire, dernier avis d'imposition, justificatifs de pensions ou d'aides, carte d'étudiant, extrait K ou K bis selon le cas]

5. Garant

Garant : [AUCUN / PERSONNE PHYSIQUE / GARANTIE VISALE / AUTRE ORGANISME] Nom et coordonnées : [NOM, ADRESSE, TÉLÉPHONE] Le garant personne physique fournit les mêmes catégories de pièces que le candidat, dans les limites du décret n° 2015-1437. L'acte de cautionnement est signé séparément, au moment du bail.

6. Pièces que le bailleur ne demande pas

Conformément à l'article 22-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, le bailleur ne demande notamment pas : photo d'identité, carte d'assuré social, relevé de compte bancaire ou attestation de bonne tenue de compte, extrait de casier judiciaire, attestation de l'ancien bailleur indiquant que le candidat est à jour (si les quittances sont fournies), contrat de mariage ou jugement de divorce (hors extrait sur l'exercice de l'autorité parentale), dossier médical, chèque de réservation, autorisation de prélèvement automatique.

7. Non-discrimination

Aucune personne ne peut se voir refuser la location d'un logement en raison de son origine, de son sexe, de sa situation de famille, de son état de santé, de son handicap, de ses opinions, de son appartenance syndicale ou de l'un des autres critères prohibés par l'article 225-1 du Code pénal et l'article 1er de la loi du 6 juillet 1989. La décision repose uniquement sur des critères objectifs, notamment la solvabilité.

8. Données personnelles

Les informations sont traitées par [NOM DU BAILLEUR / DE L'AGENCE] uniquement pour examiner la candidature (base légale : mesures précontractuelles, art. 6.1.b RGPD). Elles sont conservées [DURÉE, ex. : 3 mois] puis supprimées si la candidature n'est pas retenue. Le candidat peut exercer ses droits d'accès, de rectification et d'effacement auprès de [CONTACT] et introduire une réclamation auprès de la CNIL.

9. Déclaration du candidat

Le candidat certifie l'exactitude des informations fournies. Il reconnaît que la présente fiche n'engage ni lui ni le bailleur à conclure un bail et qu'aucune somme ne peut lui être demandée avant la signature du bail.

10. Signatures

Les parties conviennent de signer le présent document par voie électronique et reconnaissent que cette signature a la même valeur que leur signature manuscrite. Le document signé, son certificat de signature et sa piste d'audit sont conservés par chacune des parties. LE CANDIDAT : [NOM] Signature : ____________________ Date : [DATE] LE GARANT (le cas échéant) : [NOM] Signature : ____________________ Date : [DATE]

Notre avis : Notre avis : la plupart des dossiers demandent trop. Un relevé de compte, une attestation de bonne tenue de compte, une copie de carte Vitale ou une photo d'identité sont interdits par la loi du 6 juillet 1989 et le décret de 2015, et les réclamer expose le bailleur à une amende. Limitez la fiche aux pièces autorisées, dites combien de temps vous les gardez et supprimez les dossiers non retenus (RGPD). Faites signer la fiche par chaque candidat et par le garant ; ensuite, rédigez le bail et consultez notre guide pour signer un bail en ligne. Les colocataires peuvent compléter avec un accord de colocation.

Quand utiliser le modèle « dossier de location » ?

  • Quand un propriétaire ou une agence reçoit plusieurs candidats pour un logement
  • Pour une colocation, avec une fiche par colocataire
  • Quand un garant (caution) se porte candidat avec le locataire
  • Pour standardiser les candidatures et éviter de demander des pièces interdites

Comment remplir ce modèle ?

  1. Indiquez l'adresse du logement, le loyer, les charges et la date d'entrée.
  2. Faites remplir l'identité, le logement actuel et les ressources par le candidat.
  3. Cochez uniquement les pièces autorisées par le décret n° 2015-1437 et retirez toute demande interdite.
  4. Complétez la durée de conservation des données et le contact RGPD.
  5. Importez la fiche dans eSignSimple et envoyez-la au candidat et au garant ; chacun signe depuis son propre lien, sans créer de compte.

Comment le faire signer en ligne ?

  1. Enregistrez-le en Word ou en PDF. Collez le texte complété dans Word ou Google Docs et gardez-le au format .docx, ou exportez-le en PDF. eSignSimple accepte les deux, ainsi que DOC, ODT et RTF, jusqu'à 25 Mo ; les fichiers Word sont convertis en PDF à l'import.
  2. Importez et placez les champs. Inscrivez-vous avec Google, importez le fichier et faites glisser les champs signature, initiales, date et texte sur la page pour chaque signataire. Définissez un ordre de signature si une partie doit signer en premier.
  3. Envoyez-le à signer. Chaque signataire reçoit un lien personnel et signe dans son navigateur, sans créer de compte. Des relances automatiques partent tous les trois jours (trois au maximum) jusqu'à ce que tout le monde ait signé.
  4. Conservez l'exemplaire signé. Quand la dernière personne a signé, chacun peut télécharger le PDF final avec un certificat de signature, une piste d'audit et une empreinte SHA-256 vérifiable plus tard.

Vous signez seul, sur votre propre appareil ? Le guide pour signer un PDF présente les options gratuites intégrées, et la page sécurité explique comment les fichiers signés sont stockés et vérifiés.

Ce modèle est une information générale, pas un conseil juridique. Le droit diffère selon les pays ; faites relire les contrats à fort enjeu par un avocat.

Rédigé par Buğra Sözeri, fondateur et rédacteur, eSignSimple · Dernière relecture

Buğra développe eSignSimple et rédige et tient à jour ses guides. Il vérifie chaque page juridique à partir des textes officiels cités et met les pages à jour lorsque la loi ou le produit évolue. Il n'est pas avocat et rien ici ne constitue un conseil juridique. À propos d'eSignSimple

Questions fréquentes

Quels documents un propriétaire peut-il demander en France ?

Uniquement ceux listés par le décret n° 2015-1437 : une pièce d'identité, un justificatif de domicile, des justificatifs d'activité professionnelle et de ressources. Le relevé bancaire, la photo ou la carte Vitale sont interdits.

Le bailleur peut-il demander un chèque de réservation ?

Non. Aucune somme ne peut être exigée avant la signature du bail, hormis le dépôt de garantie et les honoraires autorisés au moment de la signature.

Combien de temps le bailleur peut-il garder mon dossier ?

Pour un candidat non retenu, la CNIL recommande une suppression rapide, en pratique quelques mois au plus. La durée doit être indiquée sur la fiche.

Une fiche de renseignements locataire peut-elle être signée électroniquement ?

Oui. Aucune forme particulière n'est imposée ; une signature électronique simple suffit. eSignSimple ajoute une piste d'audit et un certificat de signature au document signé.

Faites signer votre prochain document dès aujourd'hui.

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