Firma electrónica para pequeñas empresas · Actualizado
Firma electrónica para pymes y pequeños negocios
Las pequeñas empresas firman contratos con clientes, proveedores, empleados y socios, muchas veces sin departamento jurídico ni un gran presupuesto en software.
eSignSimple lo mantiene sencillo: sube un Word o un PDF, añade campos y envía. Los planes empiezan gratis, con documentos ilimitados por 4,99 $/mes. Pronto llegará un plan Team a 19 $ por remitente al mes.
En una pequeña empresa, quien envía los contratos suele encargarse también de las ventas, la contratación y los proveedores. No hay tiempo para aprender una herramienta complicada ni presupuesto para una que cobra por sobre con excesos sorpresa.
Nuestra opinión: una pequeña empresa necesita tres cosas de la firma electrónica. Que los documentos salgan rápido, que los firmantes no necesiten cuenta y que el registro sea lo bastante sólido para apoyarse en él si algo sale mal. Todo lo demás es un extra por el que no deberías pagar precios de gran empresa.
¿Qué frena el papeleo en pequeñas empresas?
Demasiadas herramientas
Una herramienta sencilla cubre el papeleo de ventas, RR. HH. y proveedores. Usar una sola herramienta para contratos con clientes, acuerdos con proveedores y documentos de RR. HH. también significa un único sitio donde encontrarlo todo después.
Costes imprevisibles
Los documentos ilimitados en los planes de pago significan que no hay cupos de sobres. Creemos que los cupos de sobres castigan a los negocios que crecen, y por eso los planes de pago son ilimitados.
Conservar los registros
Cada documento incluye un certificado de finalización para tus archivos. Descarga el PDF firmado y el certificado en la misma carpeta que el resto de tus registros para tenerlos a mano cuando los necesites.
¿Qué documentos firman los equipos de pequeñas empresas con eSignSimple?
| Documento | Quién firma | Cómo funciona en eSignSimple |
|---|---|---|
| Contrato de compraventa | Cliente, propietario del negocio | Parte del contrato de compraventa; un responsable puede firmar primero con el orden de firma. |
| Contrato de servicios | Cliente, empresa | Usa el contrato de servicios como plantilla reutilizable. |
| Confidencialidad con proveedores | Proveedor, empresa | Envía el acuerdo de confidencialidad antes de compartir precios o planes. |
| Orden de compra | Proveedor | Envía la orden de compra para obtener una confirmación firmada. |
| Acuerdo operativo | Socios de la sociedad (LLC) | Añade a cada socio como firmante del acuerdo operativo. |
| Altas desde tu web | Clientes | Convierte una plantilla de un solo firmante en un enlace de formulario web y colócalo junto a tu botón de reservas. |
¿Qué documentos de pequeñas empresas se pueden firmar electrónicamente?
- Contratos de compraventa
- Contratos de servicios
- Acuerdos de confidencialidad
- Órdenes de compra
- Aceptaciones de presupuesto
- Contratos de trabajo
- Pactos de socios y acuerdos operativos
¿Cómo sacar el máximo partido a la firma electrónica en pequeñas empresas?
- Convierte tus documentos más usados en plantillas.
- Usa el orden de firma cuando un responsable deba aprobar antes de que firme el cliente.
- Haz que un abogado revise una vez tus plantillas principales.
- Configura el orden de firma para los documentos que necesitan aprobación interna, como un responsable que valida un descuento antes de que el cliente reciba el contrato.
- Nombra los documentos de forma coherente, por ejemplo cliente, tipo de documento y fecha, para encontrarlos fácilmente después.
- Revisa quién puede enviar documentos en tu nombre y retira el acceso cuando alguien se vaya.
- Nuestra opinión: paga una vez a un abogado para que revise tus tres o cuatro plantillas más importantes. Es uno de los gastos jurídicos más rentables para una pequeña empresa, y las plantillas reparten ese coste entre todos los acuerdos futuros.
- Antes de crear plantillas, lee nuestra guía sobre cómo enviar un documento a firmar y, si trabajas sobre todo en Word, mira cómo firmar electrónicamente un documento de Word.
Antes de confiar en una firma electrónica para un documento concreto, revisa las normas del lugar donde trabajas: consulta la ley de firma electrónica en España, en México u otros países, y lee cómo guardamos y protegemos los documentos firmados.
Plantillas para pequeñas empresas
Lecturas relacionadas
Preguntas frecuentes
¿Tienen validez legal las firmas electrónicas para estos documentos?
En la mayoría de los casos, sí. La firma electrónica simple está reconocida por la ESIGN Act y la UETA de EE. UU. y por el Reglamento eIDAS de la UE. Algunos documentos, como los testamentos o ciertos escritos judiciales y documentos sobre inmuebles, pueden requerir firma manuscrita, testigos o intervención notarial según la jurisdicción.
¿Cuánto cuesta?
Gratis para 5 documentos al mes y 4,99 $/mes con documentos ilimitados en Personal. Pronto llegará un plan Team a 19 $ por remitente al mes; consulta los precios para ver los detalles actuales.
¿Es legal firmar electrónicamente contratos de empresa?
Para la mayoría de los contratos empresariales del día a día, sí. Los contratos de venta, de servicios, con proveedores y de trabajo están cubiertos por las leyes de firma electrónica simple en EE. UU., Reino Unido, la UE y muchos otros países. Algunos tipos de documento tienen formalidades adicionales; consulta nuestras páginas de validez legal para tu país.
¿Necesitan mis clientes una cuenta?
No. Los clientes reciben un enlace y firman en cualquier navegador o móvil.
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