Registro de auditoría

¿Qué significa «Registro de auditoría»?

El registro de auditoría (también llamado pista de auditoría o historial de firma) es la lista ordenada y fechada de todo lo que ocurre con un documento durante su firma: quién lo creó, a quién se envió, cuándo lo abrió cada persona, cuándo aceptó firmar electrónicamente, cuándo firmó y cuándo se completó. Cada entrada suele incluir fecha y hora, dirección IP e información del navegador o dispositivo.

Es la prueba central de una firma electrónica simple. La firma dibujada no demuestra casi nada por sí sola; el registro demuestra que el enlace llegó al correo del firmante, que se abrió, que se firmó a una hora concreta y desde un dispositivo concreto. El artículo 1298-A del Código de Comercio mexicano manda valorar la fiabilidad del método con que se generó y conservó el mensaje, y el registro responde justo a eso.

Un registro solo es fiable si está ligado al documento final. Por eso se combina con la huella del documento y se presenta en un certificado de finalización que se añade al PDF.

Nuestra opinión: el registro de auditoría importa mucho más que las fuentes de firma bonitas. Si una herramienta no te enseña un historial claro de quién hizo qué y cuándo, no está haciendo la parte importante de su trabajo.

¿Cómo se ve «Registro de auditoría» en la práctica?

Un inquilino afirma que nunca aceptó la cláusula de mascotas. La casera descarga el certificado de eSignSimple: muestra cuándo se envió el contrato a su correo, cuándo lo abrió, desde qué IP y dispositivo y a qué hora firmó, todo ligado a la huella SHA-256 del PDF.

¿Qué términos están relacionados?

• Firma electrónica: La firma electrónica son los datos en formato electrónico que una persona usa para firmar un documento: un trazo, su nombre escrito o un clic en «Firmar».
• Firma electrónica simple: La firma electrónica simple es el nivel básico de firma electrónica del Reglamento eIDAS: cualquier dato electrónico que el firmante usa para firmar, sin requisitos técnicos adicionales.
• Certificado de finalización: El certificado de finalización es la página que se añade al PDF firmado y resume quién firmó, cuándo, desde dónde y con qué huella quedó el documento.
• Huella del documento (hash): La huella o hash de un documento es un resumen criptográfico de su contenido: cualquier cambio, por mínimo que sea, produce una huella completamente distinta.