E-Signatur für versicherungen · Aktualisiert
Elektronische Unterschrift für Versicherungsvermittler und Makler
Vermittler und Makler holen Unterschriften für Anträge, Erklärungen, Vollmachten und Vermittlerverträge ein, oft von Kunden, die nicht ins Büro kommen.
Mit eSignSimple unterschreiben Kunden auf jedem Gerät, und ein Audit-Trail wird protokolliert. Versicherungen sind reguliert: Klären Sie für jedes Dokument, ob Versicherer und Aufsicht elektronische Unterschriften akzeptieren.
Das Versicherungsgeschäft ist papierlastig und beruht auf Vertrauen, und ein Großteil dieses Papierkrams entsteht außerhalb des Büros: am Küchentisch des Kunden, auf einer Baustelle oder am Telefon. Wer auf ausgedruckte Formulare per Post oder Scan wartet, verzögert Policen und Verlängerungen.
Unsere Meinung: Vermittler und Makler sollten ein allgemeines Signaturwerkzeug für Agenturunterlagen, Kundenvollmachten und Dienstleistungsverträge nutzen und bei Anträgen und allem, was der Versicherer vorgibt, dessen Verfahren folgen. Wer beides ungeprüft vermischt, holt sich Compliance-Probleme ins Haus.
Was bremst den Papierkram in versicherungen?
Kunden aus der Ferne
Kunden unterschreiben auf dem Smartphone, ohne zu drucken oder zu scannen. Ein Link, der auf jedem Smartphone funktioniert, erspart einen zweiten Termin nur für eine Unterschrift.
Prüfungsanforderungen
Zeitstempel, IP-Adressen und Hashwerte der Dokumente stützen Ihre Unterlagen. Das Abschlusszertifikat ist eine lesbare Zusammenfassung, die Sie für eine interne oder aufsichtsrechtliche Prüfung zur Kundenakte legen können.
Regeln der Versicherer
Manche Versicherer verlangen eigene Signaturplattformen oder bestimmte Formulare. Nehmen Sie die Vorgaben des Versicherers als Ausgangspunkt und nutzen Sie ein allgemeines Werkzeug dort, wo der Versicherer Ihnen die Wahl lässt.
Welche Dokumente unterschreiben Teams in versicherungen mit eSignSimple?
| Dokument | Wer unterschreibt | So funktioniert es in eSignSimple |
|---|---|---|
| Kundenvollmacht | Kunde | Senden Sie Ihr eigenes Vollmachtsformular als Vorlage; das Zertifikat kommt in die Kundenakte. |
| Vermittler- oder Agenturvertrag | Vermittler, Agenturinhaber | Nutzen Sie die Unterschriftsreihenfolge, damit der Agenturinhaber zuletzt unterschreibt. |
| Berater- oder Dienstleistungsvertrag | Kunde, Makler | Starten Sie mit dem Beratervertrag oder dem Dienstleistungsvertrag. |
| Vertrag mit selbstständigen Vermittlern | Vermittler, Agentur | Nutzen Sie den Vertrag für freie Auftragnehmer plus eine Klausel zum Abwerbeverbot. |
| Anträge und Formulare der Versicherer | Antragsteller, Vermittler, Versicherer | Nur wenn der Versicherer elektronische Unterschriften über Drittanbieter akzeptiert. Sonst das System des Versicherers nutzen. |
Welche Dokumente in versicherungen lassen sich elektronisch unterschreiben?
- Kundenvollmachten und Einwilligungen
- Vermittler- und Agenturverträge
- Dienstleistungsverträge
- Beraterverträge
- Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs)
- Haftungsverzichtserklärungen
Wie holen Sie in versicherungen das Beste aus E-Signaturen heraus?
- Klären Sie die Vorgaben von Versicherer und Aufsicht, bevor Sie ein vom Versicherer gestelltes Formular ersetzen.
- Bewahren Sie das Abschlusszertifikat in der Kundenakte auf.
- Nutzen Sie Vorlagen für wiederkehrende Erklärungen.
- Führen Sie eine kurze interne Liste, welche Formulare über eSignSimple laufen dürfen und welche über die Systeme der Versicherer laufen müssen.
- Nutzen Sie die Unterschriftsreihenfolge, wenn ein verantwortlicher Vermittler oder Agenturinhaber prüfen muss, bevor der Kunde unterschreibt.
- Unsere Meinung: Bearbeiten Sie keine Formulare des Versicherers, um sie in ein anderes Werkzeug zu pressen. Senden Sie sie so, wie der Versicherer es erwartet, und heben Sie Ihre eigenen Vorlagen für Dokumente auf, über die Sie selbst bestimmen.
- Für Agenturunterlagen, über die Sie selbst bestimmen, starten Sie mit dem Beratervertrag oder dem NDA, und lesen Sie vor Ihrer nächsten Compliance-Prüfung unsere Erklärung Was ist ein Audit-Trail?.
Bevor Sie sich bei einem bestimmten Dokument auf eine E-Signatur verlassen, prüfen Sie die Regeln vor Ort: siehe E-Signatur-Recht in Deutschland, der Schweiz, der EU oder anderen Ländern, und lesen Sie, wie wir unterschriebene Dokumente speichern und schützen.
Vorlagen für versicherungen
Weiterlesen
Häufige Fragen
Sind elektronische Unterschriften für diese Dokumente rechtsverbindlich?
In den meisten Fällen ja. Einfache elektronische Signaturen sind in den USA nach dem ESIGN Act und dem UETA und in der EU nach der eIDAS-Verordnung anerkannt. Manche Dokumente, etwa Testamente oder bestimmte Gerichts- und Grundstücksdokumente, brauchen je nach Rechtsordnung eine handschriftliche Unterschrift, Zeugen oder eine notarielle Beurkundung. In Deutschland gilt das zum Beispiel überall dort, wo das Gesetz die Schriftform (§ 126 BGB) oder eine notarielle Form vorschreibt.
Kann ich eSignSimple für Anträge beim Versicherer nutzen?
Nur wenn der Versicherer elektronische Unterschriften über Drittanbieter akzeptiert. Viele Versicherer haben eigene Verfahren, also klären Sie das vorher.
Darf man Versicherungsdokumente elektronisch unterschreiben?
Elektronische Unterschriften sind im Versicherungswesen nach Gesetzen wie ESIGN und UETA in den USA weithin akzeptiert. Versicherungen werden aber von Behörden der Bundesstaaten oder des jeweiligen Landes beaufsichtigt (in Deutschland von der BaFin), und Versicherer legen eigene Anforderungen für Anträge und Erklärungen fest. Klären Sie das zuerst mit Aufsicht und Versicherer; das allgemeine Recht erklären unsere Rechtsratgeber.
Brauchen Kunden ein Konto, um zu unterschreiben?
Nein. Kunden unterschreiben über einen Link auf jedem Gerät.
Lassen Sie Ihr nächstes Dokument noch heute unterschreiben.
Starten Sie mit 5 kostenlosen Dokumenten pro Monat. Keine Kreditkarte nötig.