Signature électronique pour : assurance · Mis à jour
Signature électronique pour agents généraux et courtiers en assurance
Agents et courtiers recueillent des signatures sur des propositions, des documents d'information, des autorisations et des mandats d'agence, souvent auprès de clients qui ne sont pas au bureau.
eSignSimple permet à vos clients de signer depuis n'importe quel appareil et enregistre une piste d'audit. L'assurance est réglementée : vérifiez que la signature électronique est acceptée par la compagnie et le régulateur pour chaque document.
L'assurance est un métier de paperasse fondé sur la confiance, et une grande partie de cette paperasse se fait loin du bureau : à la table de la cuisine d'un client, sur un chantier ou au téléphone. Attendre le retour des formulaires imprimés par courrier ou par scan ralentit les souscriptions et les renouvellements.
Notre avis : agents et courtiers devraient utiliser un outil de signature électronique généraliste pour les documents de l'agence, les autorisations clients et les contrats de prestation, et suivre les procédures de la compagnie pour les propositions et tout ce que la compagnie impose. Mélanger les deux sans vérifier, c'est ainsi que commencent les problèmes de conformité.
Qu'est-ce qui ralentit la paperasse (assurance) ?
Des clients à distance
Vos clients signent depuis leur téléphone, sans imprimer ni scanner. Un lien qui fonctionne sur n'importe quel téléphone évite un second rendez-vous juste pour recueillir une signature.
Les exigences d'audit
Horodatage, adresses IP et empreintes des documents étayent vos dossiers. Le certificat de signature est un résumé lisible que vous pouvez joindre au dossier client pour un contrôle interne ou réglementaire.
Les règles des compagnies
Certaines compagnies imposent leur propre plateforme de signature ou des formulaires spécifiques. Considérez les exigences de la compagnie comme le point de départ, et utilisez un outil généraliste là où elle vous laisse le choix.
Quels documents signe-t-on avec eSignSimple (assurance) ?
| Document | Qui signe | Fonctionnement dans eSignSimple |
|---|---|---|
| Autorisation client | Client | Envoyez votre propre formulaire d'autorisation comme modèle ; le certificat rejoint le dossier client. |
| Mandat d'agence ou convention d'apporteur | Apporteur, dirigeant de l'agence | Utilisez l'ordre de signature pour que le dirigeant signe en dernier. |
| Contrat de conseil ou de prestation | Client, courtier | Partez du contrat de conseil ou du contrat de prestation de services. |
| Contrat d'apporteur indépendant | Apporteur, agence | Utilisez le contrat de prestataire indépendant avec une clause de non-sollicitation. |
| Propositions et formulaires des compagnies | Souscripteur, agent, compagnie | Uniquement si la compagnie accepte les signatures électroniques de tiers. Sinon, utilisez le système de la compagnie. |
Quels documents (assurance) peut-on signer électroniquement ?
- Autorisations clients
- Mandats d'agence et conventions d'apporteur
- Contrats de prestation de services
- Contrats de conseil
- Accords de confidentialité (NDA)
- Décharges de responsabilité
Comment tirer le meilleur parti de la signature électronique (assurance) ?
- Vérifiez les exigences de la compagnie et du régulateur avant de remplacer un formulaire fourni par la compagnie.
- Conservez le certificat de signature dans le dossier client.
- Utilisez des modèles pour les documents d'information récurrents.
- Tenez une courte liste interne des formulaires qui peuvent passer par eSignSimple et de ceux qui doivent passer par les systèmes des compagnies.
- Utilisez l'ordre de signature quand un agent superviseur ou le dirigeant doit relire avant la signature du client.
- Notre avis : ne modifiez pas les formulaires fournis par une compagnie pour les adapter à un autre outil. Envoyez-les comme la compagnie le prévoit, et réservez vos propres modèles aux documents que vous maîtrisez.
- Pour les documents d'agence que vous maîtrisez, partez du contrat de conseil ou du NDA, et lisez notre article sur ce qu'est une piste d'audit avant votre prochain contrôle de conformité.
Avant de vous appuyer sur une signature électronique pour un document précis, vérifiez les règles applicables là où vous exercez : consultez le droit de la signature électronique en France, dans l'Union européenne ou dans d'autres pays, et lisez comment nous stockons et protégeons les documents signés.
Modèles : assurance
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Questions fréquentes
La signature électronique a-t-elle une valeur juridique pour ces documents ?
Dans la plupart des cas, oui. La signature électronique simple est reconnue par l'ESIGN Act et l'UETA aux États-Unis et par le règlement européen eIDAS. Certains documents, comme les testaments ou certains actes judiciaires et immobiliers, peuvent exiger une signature manuscrite, des témoins ou un acte notarié selon le pays.
Puis-je utiliser eSignSimple pour les propositions d'assurance des compagnies ?
Uniquement si la compagnie accepte les signatures électroniques de tiers. Beaucoup de compagnies ont leurs propres procédures : vérifiez d'abord.
Est-il légal de signer électroniquement des documents d'assurance ?
La signature électronique est largement acceptée dans l'assurance au titre de lois comme l'ESIGN Act et l'UETA aux États-Unis, mais l'assurance est réglementée par des autorités nationales ou fédérées, et les compagnies fixent leurs propres exigences pour les propositions et les documents d'information. Vérifiez d'abord auprès de votre régulateur et de la compagnie, et consultez nos pages sur la légalité pour le droit général.
Les clients doivent-ils créer un compte pour signer ?
Non. Les clients signent via un lien, sur n'importe quel appareil.
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