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Modello gratuito · Aggiornato

Contratto per organizzazione di eventi: modello gratuito

Il contratto per l'organizzazione di eventi stabilisce i servizi che un organizzatore, una location o un fornitore forniranno per un evento, il prezzo e i pagamenti e che cosa succede se i programmi cambiano o l'evento viene annullato.

Il contratto per l'organizzazione di eventi è l'accordo tra un organizzatore, una location o un fornitore e un cliente che definisce data dell'evento, servizi, prezzo, acconto e condizioni di annullamento. Ti serve per qualsiasi prenotazione a pagamento e va firmato prima di incassare l'acconto o di rifiutare altre date. In Italia è un contratto di servizi senza forma obbligatoria; ricorda che la caparra confirmatoria segue le regole dell'art. 1385 c.c.

Sostituisci tutto ciò che è tra [PARENTESI QUADRE], esporta in PDF, poi invialo in firma.

1. Parti

Il presente contratto di servizi per eventi (il «Contratto») è stipulato in data [DATA] tra [NOME DEL FORNITORE], con sede in [INDIRIZZO DEL FORNITORE] (il «Fornitore»), e [NOME DEL CLIENTE], con sede o residenza in [INDIRIZZO DEL CLIENTE] (il «Cliente»).

2. Dati dell'evento

Evento: [NOME / TIPO DI EVENTO] Data: [DATA DELL'EVENTO] Orario: dalle [ORA DI INIZIO] alle [ORA DI FINE] Location: [NOME E INDIRIZZO DELLA LOCATION] Numero stimato di invitati: [NUMERO]

3. Servizi

Il Fornitore fornirà i seguenti servizi (i «Servizi»): [DESCRIZIONE DEI SERVIZI, es.: progettazione e coordinamento dell'evento, gestione dei fornitori, allestimento e disallestimento, coordinamento nel giorno dell'evento, noleggio attrezzature]. I servizi non elencati sono esclusi, salvo aggiunta con variante scritta.

4. Prezzo e pagamenti

Il prezzo totale dei Servizi è di [IMPORTO TOTALE E VALUTA]. Il Cliente versa alla firma un acconto non rimborsabile di [IMPORTO DELL'ACCONTO] per bloccare la data, [PAGAMENTO INTERMEDIO E DATA] e il saldo di [SALDO] entro [NUMERO] giorni prima dell'Evento. I ritardi di pagamento comportano una penale di [PENALE DI RITARDO]. I costi dei fornitori terzi sono [INCLUSI / FATTURATI A PARTE AL COSTO MAGGIORATO DEL PERCENTUALE].

5. Numero di invitati e modifiche

Il Cliente confermerà il numero definitivo di invitati entro il [DATA]. Sarà addebitato il numero confermato o quello effettivo, se superiore. Le modifiche ai Servizi devono essere concordate per iscritto e possono variare il prezzo.

6. Obblighi del Cliente

Il Cliente fornirà decisioni e informazioni tempestive, otterrà le autorizzazioni richieste dalla location se è lui a prenotarla e farà in modo che gli invitati rispettino il regolamento della location. Il Cliente risponde dei danni causati da lui o dai suoi invitati.

7. Annullamento e rinvio

Se il Cliente annulla: oltre [NUMERO] giorni prima dell'Evento, perde l'acconto; tra [NUMERO] e [NUMERO] giorni prima, è dovuto il [PERCENTUALE]% del prezzo totale; entro [NUMERO] giorni, è dovuto il 100% del prezzo totale. Il Cliente può rinviare una volta a una data entro [NUMERO] mesi, secondo disponibilità, e i pagamenti già effettuati saranno imputati alla nuova data. Se il Fornitore annulla per motivi diversi dalla forza maggiore, rimborserà tutti i pagamenti ricevuti.

8. Forza maggiore

Nessuna parte risponde dell'inadempimento dovuto a eventi al di fuori del suo ragionevole controllo, tra cui maltempo grave, calamità naturali, provvedimenti delle autorità o emergenze sanitarie. In tal caso le parti si adopereranno in buona fede per riprogrammare l'Evento e, se non è possibile entro [NUMERO] mesi, il Fornitore rimborserà i pagamenti al netto dei costi non recuperabili già sostenuti.

9. Responsabilità e assicurazione

Il Fornitore manterrà un'assicurazione di responsabilità civile con massimale di almeno [IMPORTO]. Salvo dolo o colpa grave (art. 1229 c.c.), la responsabilità complessiva del Fornitore ai sensi del Contratto non supererà il prezzo totale pagato. Nessuna parte risponde di danni indiretti o consequenziali.

10. Foto e promozione

Il Fornitore [PUÒ / NON PUÒ] fotografare l'allestimento dell'Evento e usare le foto nel proprio portfolio e nella comunicazione, senza identificare per nome gli invitati senza il loro consenso.

11. Legge applicabile e disposizioni generali

Il Contratto è regolato dalla legge di [LEGGE APPLICABILE, es.: Italia]. Costituisce l'intero accordo tra le parti e può essere modificato solo per iscritto con la firma di entrambe.

12. Firme

Le parti convengono di sottoscrivere il presente documento con firma elettronica semplice e riconoscono il documento così firmato come espressione della loro volontà. Il documento firmato, il relativo certificato di firma e l'audit trail sono conservati da ciascuna parte. FORNITORE: [NOME DEL FORNITORE] Firma: ____________________ Nome: [NOME DEL FIRMATARIO] Data: [DATA] CLIENTE: [NOME DEL CLIENTE] Firma: ____________________ Data: [DATA]

La nostra opinione: La nostra opinione: il calendario degli annullamenti è la clausola che si ripaga da sola. Collega i rimborsi alle date («acconto non rimborsabile, 50% rimborsabile fino a 60 giorni prima») e non a motivazioni vaghe, e aggiungi una clausola di forza maggiore che dica che cosa succede con il rinvio. Si dimenticano spesso anche le scadenze per il numero di invitati, che determinano i costi di cibo e personale. Gestisci le aggiunte tardive con una variante d'ordine separata invece che con messaggi informali. Se è incluso il catering, il nostro contratto di catering entra più nel dettaglio di menu e coperti.

Quando usare il modello «contratto per organizzazione di eventi»?

  • Quando si incarica un organizzatore per un matrimonio, una festa o un evento aziendale
  • Quando si prenota una location, un artista o una società di noleggio
  • Per conferenze, lanci di prodotto e ritiri aziendali
  • Quando servono condizioni chiare su acconto e annullamento prima di impegnare risorse

Come compilare questo modello?

  1. Inserisci i dati del fornitore e del cliente, la data, l'orario, la location e il numero di invitati.
  2. Elenca i servizi inclusi e come vengono gestiti i costi dei fornitori terzi.
  3. Indica prezzo totale, acconto, scadenze di pagamento e data per il numero definitivo di invitati.
  4. Scegli le fasce di annullamento e aggiungi il massimale assicurativo e la legge applicabile.
  5. Carica il contratto in eSignSimple e invialo al cliente per la firma elettronica. Salvalo come modello per la prossima prenotazione.

Come farlo firmare online?

  1. Salvalo in Word o PDF. Incolla il testo completato in Word o Google Docs e salvalo in formato .docx, oppure esportalo in PDF. eSignSimple accetta entrambi, oltre a DOC, ODT e RTF, fino a 25 MB; i file Word vengono convertiti in PDF al caricamento.
  2. Caricalo e posiziona i campi. Registrati con Google, carica il file e trascina sulla pagina i campi firma, iniziali, data e testo per ogni firmatario. Imposta un ordine di firma se una parte deve firmare per prima.
  3. Invialo in firma. Ogni firmatario riceve un link personale e firma nel browser, senza creare un account. I promemoria automatici partono ogni tre giorni (al massimo tre) finché tutti hanno firmato.
  4. Conserva la copia firmata. Quando l'ultima persona ha firmato, tutti possono scaricare il PDF finale con certificato di firma, audit trail e un'impronta SHA-256 verificabile in seguito.

Firmi da solo, sul tuo dispositivo? La guida per firmare un PDF presenta le opzioni gratuite integrate, e la pagina sulla sicurezza spiega come vengono conservati e verificati i file firmati.

Questo modello è un'informazione generale, non una consulenza legale. Le norme cambiano da paese a paese; fai rileggere i contratti importanti da un avvocato. Se la legge richiede la forma scritta, una firma elettronica semplice non basta.

Scritto da Buğra Sözeri, fondatore e autore, eSignSimple · Ultima revisione

Buğra sviluppa eSignSimple e scrive e aggiorna le sue guide. Controlla ogni pagina legale sui testi ufficiali citati e la aggiorna quando cambiano le norme o il prodotto. Non è un avvocato e nulla di quanto scritto qui costituisce consulenza legale. Chi siamo

Domande frequenti

L'acconto per un evento deve essere rimborsabile?

Molte attività del settore usano un acconto non rimborsabile per coprire il costo di bloccare la data e rinunciare ad altri lavori. Qualunque sia la scelta, scrivila chiaramente nel contratto; se lo qualifichi come caparra confirmatoria si applica l'art. 1385 c.c.

Che cos'è la clausola di forza maggiore in un contratto per eventi?

Esonera dall'adempimento quando eventi fuori dal controllo delle parti, come maltempo grave o restrizioni delle autorità, rendono impossibile l'evento, e stabilisce che cosa succede ai pagamenti.

Chi risponde dei danni durante un evento?

Dipende dal contratto. Di solito il cliente risponde dei danni causati dagli invitati, mentre il fornitore risponde del proprio personale e delle proprie attrezzature.

Posso inviare un contratto per eventi in firma elettronica?

Sì. Con eSignSimple il cliente firma online senza account e tu ottieni un audit trail con data, ora e indirizzi IP.

Il contratto per eventi si può firmare elettronicamente?

Sì. Carica la tua versione Word o PDF, posiziona i campi di firma e data e inviala; i firmatari aprono un link e firmano da qualsiasi dispositivo senza creare un account. eSignSimple aggiunge un audit trail e un certificato di firma.