Firma del testimone

Cosa significa «Firma del testimone»?

La firma del testimone è la firma di una terza persona che ha visto il firmatario firmare un documento e lo conferma firmando a sua volta. Chi si chiede chi possa fare da testimone, o se un testimone possa firmare elettronicamente, di solito ha davanti un documento per cui la legge o l'altra parte richiede questo passaggio in più.

Il testimone firma di norma in uno spazio dedicato, aggiunge il nome in stampatello e spesso l'indirizzo o la professione. Il suo ruolo è poter dichiarare, se mai interpellato, che la persona indicata ha davvero firmato, e a quanto risultava di sua spontanea volontà. Molti ordinamenti richiedono che il testimone sia maggiorenne e indipendente, cioè non parte del documento e non beneficiario.

Un esempio tipico è il testamento: in molti paesi di common law deve essere firmato davanti a due testimoni che firmano anch'essi (in Italia il testamento pubblico si fa davanti al notaio con due testimoni, mentre quello olografo non ne richiede). Un altro è il deed in Inghilterra e Galles, dove la firma di una persona fisica su un deed deve in genere essere testimoniata. Un locatore o un piccolo imprenditore incontra più facilmente l'obbligo del testimone in operazioni immobiliari, procure e alcuni documenti di finanziamento.

L'equivoco principale è considerare la testimonianza e l'autenticazione notarile la stessa cosa. Un testimone di solito è qualsiasi adulto idoneo; un notaio è un pubblico ufficiale che verifica l'identità e appone un sigillo ufficiale. Un altro è pensare che le firme elettroniche non possano essere testimoniate. Le regole variano molto: alcuni ordinamenti accettano la testimonianza elettronica se il testimone è fisicamente presente, altri ammettono soluzioni in videochiamata per documenti limitati, altri ancora richiedono carta e inchiostro. Verifica le regole specifiche prima di affidarti a un approccio.

Per i normali contratti commerciali la testimonianza è raramente richiesta. L'audit trail di una piattaforma di firma elettronica, che registra data e ora, indirizzi IP e dettagli del dispositivo, spesso fornisce una prova più solida di un testimone che anni dopo potrebbe essere difficile da rintracciare. Anche i testimoni sono persone, e le persone traslocano, dimenticano e diventano irreperibili.

Il nostro parere: non aggiungere testimoni a documenti che non ne hanno bisogno solo perché sembra più ufficiale. Aggiunge attrito e costi. Quando però la legge richiede un testimone, segui quella regola alla lettera invece di dare per scontato che un processo elettronico basti.

eSignSimple permette di includere un testimone come firmatario aggiuntivo in un documento, con il proprio campo di firma e la propria posizione nell'ordine di firma, e le sue azioni compaiono nell'audit trail. Se questo soddisfi un requisito formale di testimonianza dipende dal tipo di documento e dall'ordinamento, quindi verifica le regole locali per testamenti, atti e documenti simili.

«Firma del testimone»: un esempio concreto

Una proprietaria di casa in Inghilterra firma un deed con cui trasferisce una quota del suo immobile. Il deed deve essere firmato in presenza di un testimone, quindi il vicino, che non è parte dell'operazione, la guarda firmare e poi firma sotto, scrivendo nome e indirizzo. eSignSimple non fornisce la testimonianza; per i documenti che la richiedono, segui la formalità prevista dal tuo ordinamento.

Quali sono i termini correlati?

• Firma autografa: Firma tracciata a mano, con penna, su un documento cartaceo. Resta necessaria per alcuni atti, come il testamento olografo.
• Autenticazione notarile: L'autenticazione notarile è la procedura in cui un notaio verifica l'identità e la volontà di chi firma, poi certifica la firma con il proprio sigillo.
• Notarizzazione online a distanza (RON): La notarizzazione online a distanza (RON) permette a un notaio abilitato di autenticare un documento in una sessione audio-video dal vivo, con firme e sigilli elettronici.
• Autenticazione del firmatario: L'autenticazione del firmatario è il modo in cui una piattaforma di firma elettronica conferma che chi firma un documento è la persona a cui è stato inviato.