Ley ESIGN (ESIGN Act)

¿Qué significa «Ley ESIGN»?

La ESIGN Act, cuyo nombre oficial es Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional), es una ley federal de Estados Unidos aprobada en 2000. Establece que no se pueden negar efectos jurídicos a una firma, un contrato o un documento por el mero hecho de estar en formato electrónico. Está codificada en 15 U.S.C. 7001 y siguientes, y se aplica a las operaciones del comercio interestatal y exterior o que lo afecten, lo que en la práctica abarca una parte enorme de la actividad empresarial.

La ley no impone ninguna tecnología. Define la firma electrónica de forma amplia: un sonido, símbolo o proceso electrónico adjunto a un documento o asociado lógicamente con él, y adoptado con la intención de firmar. Gracias a esa neutralidad, un nombre escrito, una firma dibujada o un clic en «Firmar» pueden ser válidos bajo la ley ESIGN.

Hay una sección especialmente importante para las empresas que tratan con consumidores. Cuando otra ley exige entregar cierta información al consumidor por escrito, ESIGN solo permite hacerlo en formato electrónico si el consumidor lo ha consentido de forma expresa, ha sido informado de sus derechos (incluido el de recibir papel y retirar el consentimiento) y ha demostrado razonablemente que puede acceder al formato electrónico. Saltarse estos pasos es un fallo de cumplimiento frecuente.

Piensa en un administrador de fincas que alquila pisos en varios estados. Bajo ESIGN, un contrato de alquiler firmado en línea es en general tan exigible como uno en papel, siempre que el administrador pueda demostrar que el inquilino quiso firmar y pueda aportar una copia exacta del contrato firmado. Si además el contrato incluye avisos que la normativa de consumo exige dar por escrito, entran en juego las reglas de consentimiento del consumidor.

Un error habitual es creer que ESIGN permite firmar en línea cualquier documento. La ley recoge exclusiones: testamentos y fideicomisos testamentarios, muchos asuntos de derecho de familia, ciertos documentos judiciales, avisos de corte de suministros y algunos avisos de ejecución hipotecaria, desahucio o cancelación de seguros. Otro malentendido es pensar que ESIGN sustituye a la ley estatal. Funciona junto con la UETA, que han adoptado casi todos los estados, y en general cede ante la versión estatal de la UETA cuando es coherente con ella.

eSignSimple está pensado para generar el tipo de prueba que le importa a ESIGN: los firmantes adoptan su firma de forma intencionada y cada documento completado incluye un registro de auditoría, un certificado de finalización y un hash SHA-256 que puedes comprobar en nuestra página /verify. Ofrecemos firmas electrónicas simples y no damos asesoramiento jurídico sobre si un documento concreto está excluido.

Nuestra opinión: ESIGN es la razón por la que la firma electrónica se volvió algo normal en Estados Unidos, y su enfoque tecnológicamente neutral ha envejecido muy bien. Lo que la gente infravalora es la conservación de los documentos. Poder presentar el documento firmado y su historial años después importa tanto como el momento de la firma.

¿Cómo se ve «Ley ESIGN» en la práctica?

Una pequeña empresa de jardinería de Oregón firma un contrato de mantenimiento de temporada con un cliente empresarial de Washington. Como la operación cruza fronteras estatales, la ley ESIGN se aplica sin duda, y la firma escrita del cliente a través de un enlace recibido por correo vale tanto como la tinta. La empresa guarda el PDF firmado y su registro de auditoría por si surge una disputa de pago; con eSignSimple ambos llegan juntos cuando firma el último firmante.

¿Qué términos están relacionados?

• Firma electrónica: La firma electrónica son los datos en formato electrónico que una persona usa para firmar un documento: un trazo, su nombre escrito o un clic en «Firmar».
• Registro de auditoría: El registro de auditoría es el historial cronológico de lo que ocurre con un documento durante la firma: envío, aperturas, firmas y finalización, con fecha, hora, IP y dispositivo.
• Reglamento eIDAS: El Reglamento eIDAS (UE n.º 910/2014) es la norma europea sobre identificación electrónica y servicios de confianza que define la firma electrónica simple, avanzada y cualificada.
• UETA: La UETA (Uniform Electronic Transactions Act) es una ley modelo de Estados Unidos, adoptada por 49 estados, que valida los documentos y las firmas electrónicas.
• Firma manuscrita (firma en tinta): La firma manuscrita (wet signature) es la que se hace a mano con tinta sobre papel; todavía se exige para algunos documentos, como testamentos y ciertos trámites inmobiliarios o judiciales.